Tarea 2 implementación y Evaluación administrativa

1. Crear el EDT (Estructura de Desglose de Trabajo)
Es un proceso para definir los principales productos entregables del proyecto. Consiste en dividir el proyecto en partes más pequeñas lo que lo hace más manejable.

→Cotización de equipo
→Elección de equipo y proceso administrativo de compra
→Instalación de equipo y software
→Capacitación del personal sobre uso
→Puesta en funcionamientodel equipo y software
→Evaluación del equipo y software

2. Identificar actividades necesarias.
-Cotizar el equipo de reloj biométrico y software (mínimo 3 cotizaciones)
-Someter a elección las cotizaciones
-Escoger la opción más adecuada
-Efectuar procedimiento de orden de compra del equipo
-Obtener autorización de la gerencia financiera
-Emitir cheque por precio de compra del equipo-Efectuar la compra del equipo
-Proceder a la instalación de las terminales receptoras
-Proceder a la instalación del cableado de red de transmisión de datos al servidor
-Instalar software en la PC que controla el servidor
-Hacer pruebas para calibrar equipo
-Ingresar los datos del personal a la base de datos que alimenta al software
-Realizar toma de huellas dactilares del personal-Capacitar al personal de supervisión (fiscalización sobre el uso del equipo y las modalidades del software)
-Dar instrucciones al personal sobre cómo deben de colocar su huella dactilar en el reloj para que la misma quede bien registrada
-Iniciar uso del sistema
-Evaluación de operación del sistema

3 y 4 Definir actividades y secuenciar actividades:
1. Cotizar el equipo de reloj biométrico ysoftware (mínimo 3 cotizaciones)
i. El Departamento de recursos Humanos procederá a requerir al Departamento de compras y adquisiciones para que cotice el equipo y software en empresas que comercialicen este tipo de equipos
ii. Se necesitará un mínimo de e cotizaciones, las cuales deberán contener las especificaciones técnicas del equipo y del software, así como los requerimientos mínimos que debetener el equipo de cómputo en donde se instalará el software.
iii. Cada cotización deberá tener expresado el precio en quetzales, con IVA incluido.
iv. Las empresas en las que se cotice deben ser empresas especializadas en el área.

2. Someter a elección las cotizaciones.
i. Las 3 cotizaciones con el menor precio serán remitidas al Departamento de Compras y Adquisiciones, para su posteriorevaluación y análisis. Junto con cualquier documentación de carácter técnico que se considere importante.

3. Escoger la opción más adecuada.
i. El Departamento de Compras y Contrataciones, evaluará y tomará en consideración aspectos técnicos, costo, garantías, marca y servicio de soporte técnico para elegir la mejor opción entre las propuestas presentadas.

4. Efectuar procedimiento de orden decompra del equipo.
i. Una vez escogido el equipo que reúna las características antes mencionadas, el Departamento de Compras y Contrataciones procederá a emitir la orden de compra respectiva para su aprobación por parte de la Gerencia Financiera.



5. Obtener autorización de la gerencia financiera.
i. La Gerencia Financiera evaluará la orden de compra emitida por el Departamento de comprasy adquisiciones y si la misma cumple con los requisitos del procedimiento de compra de equipo nuevo o de proyectos, se autorizará la compra.

6. Emitir cheque por precio de compra del equipo.
i. La Gerencia Financiera emitirá el cheque respectivo por el valor del equipo que fue elegido.
ii. Dicho cheque será emitido a nombre de la empresa vendedora. No se podrán emitir cheques al portador o anombre diferente al de la empresa vendedora.

7. Efectuar la compra del equipo.
i. El Departamento de Compras y Adquisiciones procederá a la compra del equipo.

8. Proceder a la instalación de las terminales receptoras.
i. Se procederá a la instalaciones de las terminales receptoras que consisten en escáner digitales en los cuales los empleados tendrán que colocar uno de sus dedos para...