TAREAS SECRETARIALES BASICAS 2

1.1.3. DAR Y PEDIR CITAS
Son frecuentes las solicitudes de citas que se reciben en la oficina para entrevistarse con los directivos.
El tener un conocimiento muy claro de la misión y objetivos dela empresa, las funciones que se realizan en cada dependencia y el correcto manejo del organigrama, necesariamente convierten al secretario o secretaria en un experto en el arte de dar y solicitarcitas, de tal manera que no haya lugar a equívocos al otorgarlas o pedirlas.
1.1.4. AL CONCEDER CITAS ES NECESARIO.
Nombre completo y datos del visitante y de la empresa que representa
Motivoconcreto de la visita
Consultar la agenda
importancia que puede tener ese motivo para la empresa
De cuánto tiempo dispone el directivo
Que oirás personas deben participar en la reunión
Documentosquo deben llevaren a la reunión
Que se le puede ofrecer.
Utilizar racionalmente el papel y ajustar los tamaños requeridos.
Si se tiene a cargo la fotocopiadora, es necesario aplicar todas lasrecomendaciones
dadas por el vendedor de la maquina en cuanto a mantenimiento y uso.
No realizar reparaciones correctivas que puedan empeorar la situación.

1.2 PREPARAR REUNIONES
Es frecuente que enlas oficinas de directivos o en las salas destinadas para propósito se llevan a cabo reuniones o grupos internos o visitantes. El secretario o secretaria debe esmerarse por ser un excelente anfitrión oanfitriona, para garantizar que cada reunión pueda realizarse cómodamente y sin contratiempos; para esto debe tener en cuenta los detalles mas pequeños, como cantidad de lápices, esferas, libretas,pocillos vasos y todo lo que ayude a que el evento sea un éxito.
1.3 CANCELAR O APLAZAR CITAS
Con alguna frecuencia se hace necesario cancelar o aplazar citas, por motivos que no podemos prever.
6En Los dos casos, el secretario o secretaría debe mostrar mucho tacto, tratar de comunicarse con anticipación para presentar disculpas, explicar las razones de la decisión y se flexibles, para...