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Introducción


La realización de eventos tales como congresos, conferencias, seminarios, foros, simposios y convenciones, entre otros, ha cobrado un auge extraordinario en nuestros días, debido a su eficacia como técnica de trabajo grupal que permite a empresas, instituciones y asociaciones de toda índole, cumplir objetivos específicos de comunicación.
La demanda de este tipo de reuniones vaen aumento, pues cada día son mas las personas que necesitan o desean reunirse para exponer temas diversos, tratar asuntos de negocios, intercambiar ideas y experiencias, plantear y discutir problemas, o por motivos de enseñanza, capacitación o superación personal.
Tal situación ha propiciado el surgimiento de una nueva clase de profesionales especializados en la planeación, organización yejecución de esos eventos, así como la creación del presente libro, el cual contribuye oportunamente a la formación de dichas personas.
Esta guía describe con sencillez cada una de las etapas del proceso que deben seguir tanto los profesionistas como los principiantes para actuar con eficacia y eficiencia al coordinar un evento; selección de participantes, programación de sesiones, apertura, desarrollode actividades, clausura y preparación de informes o publicaciones finales.





PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE EVENTOS PRESENCIAL Y EN LINEA
1.- Justificación de los eventos.
En los últimos años las conferencias, congresos, reuniones y seminarios se han impuesto como técnica de trabajo de grupo para:
• Resolver problemas de carácter general y especifico,
• Presentar nuevasinvestigaciones y descubrimientos,
• Discutir e intercambiar ideas sobre determinados temas, o para el estudio y preparación en áreas especializadas.
Los eventos pueden ser considerados como una técnica de las ciencias sociales ya que, en algunos casos, proporcionan la oportunidad de organizar la investigación, y entre otros, ofrecen un marco de colaboración nacional o internacional así como tambiénconvertirse en un procedimiento para suscitar cambios en los individuos o en las instituciones que ellos representan.
Los eventos[1] pueden adoptar varias formas y según sus objetivos, tipo de actividades, numero de participantes, etc.; se clasifican como: seminario, simposios, reuniones técnicas, conferencia o congresos.
Que existan diferentes eventos que reciben denominaciones específicas comoconferencias, simposios, talleres, jornadas, se debe a la naturaleza de sus fines, su dinámica interna, su extensión o al numero de personas que participan. A pesar de sus diferencias, los elementos básicos de organización son similares por lo que, salvo casos especiales, se podrán aplicar indistintamente.
Se considera distintos tipos de eventos según el área geográfica y según su importancia oel carácter limitativo o no de los mismos. Pueden clasificarse en eventos nacionales o internacionales.
Los eventos nacionales, a su vez, pueden corresponder a una sola institución o entidad, o a varias. Por su parte, los eventos internacionales pueden ser subregionales, regionales o mundiales.
Los eventos a nivel mundial y regional supone una infraestructura de organización mucho mas complejay con mayores recursos materiales y humanos que los nacionales o al interior de una institución.
La planeación del evento generalmente incluye, como fase final, un resultado proyectado que puede ser un informe o una publicación, un conjunto de recomendaciones o resoluciones, una decisión acerca de un programa concreto, la formulación de nuevas perspectivas, una revisión de las políticas que rigeno la programación para un periodo futuro.
El evento proporciona un ambiente de experiencia profesional compartida, de la cual cada miembro sacará el provecho que su interés y capacidad le faciliten. No puede desconocerse que, como técnica grupal, es fuente de nuevas ideas y desarrollos, lo que queda demostrada en su empleo cada vez mas frecuente a todos los niveles.
FUNDAMENTOS
El porque de...