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¿CUAL ES LA RESPONSABILIDAD DEL ESTADO FRENTE AL MANEJO DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO?

El Estado debe garantizar la protección de los documentos allí consignados ya que cualquier pérdida o daño de los mismos seria para mi sospechoso en cuestión de investigaciones o seguimientos de un proceso, además debe garantizar que las personas que manipulen dichos documentos sean totalmente discretas ycuidadosas con la información.

Disposiciones

LEY 504 DE 2000

La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.   Comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
“El objetivo esencial de losarchivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia; Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberesconsagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley.

Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable
para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración dejusticia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.

El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística paracoadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política.

Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a losmismos, salvo las excepciones que establezca la ley

Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla.

El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas deinformación, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivo
Otras normas, leyes y decretos que el Estado establece para la preservación, y custodia de los documentos:

ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002)

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funcionespúblicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículo 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
En ejercicio de las facultades que le confiere la Ley 80 de 1989, Artículo 76 de la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,

CONSIDERANDO:

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula: “Fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva” ahora Consejo Directivo, en virtud del Decreto 1126 de 1999.

Que de...
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