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CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Código: PC11
Revisión: 00
Fecha: 21/05/2012
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Servicio de Archivo y
Registro

ÍNDICE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

OBJETO
ÁMBITO DE APLICACIÓN
RESPONSABILIDADES
DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
DEFINICIONES
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
FORMATOS
ANEXOS

RESUMEN DE REVISIONES
Número Fecha
Modificaciones
00
21/05/2012 Edición inicialElaborado y revisado por:

Nombre: María Casimira Laguna Cruz
Cargo: Gestor Jefe del Archivo General
Fecha: 21/05/2012

Aprobado por:

Nombre: Mercedes Guijarro Antón
Cargo: Directora del Servicio de Archivo y Registro
Fecha: 21/05/2012

Nº registro de salida:0675
Fecha 14/09/2012
Sello:

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Código: PC11
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Fecha: 21/05/2012
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Registro

1. OBJETO
El desarrollo de actuaciones, métodos de trabajo y prácticas encaminadas en
general a la preservación documental y en particular a controlar o reducir los
procesos de degradación de cualquier tipo de soporte documental para
garantizar el acceso a su información.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Los documentos que constituyen testimonio de las actividades yfunciones de
la Universidad de Alicante (UA) y en conjunto forman su patrimonio documental
3. RESPONSABILIDADES
Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio Ambiente: Proveer
de espacios e instalaciones adecuadas los depósitos de archivo de la
Universidad de Alicante y en particular el del Archivo General.
Dirección del Archivo General (AG): Informar de las necesidades de espacio
einstalaciones del Archivo al Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y
Medio Ambiente; informar, en su caso, a la Secretaría General de las
necesidades de espacio e instalaciones del AG o trasladar las actuaciones
realizadas con el Vicerrectorado de Infraestructuras, Espacios y Medio
Ambiente; asesorar a los directores o responsables de las unidades
administrativas sobre los criterios devaloración y prácticas a realizar sobre la
documentación en mal estado; participar en el diseño e implantación del
archivo digital en el entorno de Sede Electrónica de la UA.
Directores o cargos responsables de las unidades administrativas:
Supervisar los planes de prevención y actuación en casos de siniestros y
catástrofes naturales contemplados en la UA, la gestión ambiental y el controlde plagas que afecten a sus unidades; consultar a la dirección del AG sobre la
valoración y establecimiento de actuaciones de recuperación de la
documentación con signos de suciedad o biodeterioro;
supervisar la
obsolescencia de los documentos electrónicos que se generan en base a sus
funciones
Gestores administrativos: Poner en práctica las recomendaciones de buen
uso y prácticas deconservación de los documentos que tramitan o custodian;
atender las prácticas para llevar a cabo el servicio de consulta; realizar las
actuaciones prescritas sobre la documentación en mal estado.
Gestor jefe del Archivo General: Controlar y gestionar los valores
ambientales del depósito; cumplimentar el formulario de parte de trabajo de
Mantenimiento para subsanar averías; realizar revisionesperiódicas del
depósito para detectar plagas y controlar la limpieza de sus instalaciones; llevar
a cabo controles periódicos sobre la documentación tratada por causas de
biodeterioro.

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Servicio de Archivo y
Registro

Oficina Técnica: Controlar periódicamente del funcionamiento de las
instalacionesde los depósitos documentales; gestionar, a través de empresas
especializadas, la detección y control de aparición de las plagas.
Usuarios de los archivos de gestión o del Archivo General: Cumplir con las
indicaciones de los procedimientos establecidos, en su caso, y hacer buen uso
de los documentos que consultan.
4. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
 Ley 3/2005, de 15 de junio, de la...