Temario

La aplicación de Gestión de Expedientes en el Procedimiento Administrativo Común.

Indice:
n 1.- Origen del Proyecto n 2.- Definición e Implantación del Proyecto n 3.- Resultados y Situación Actual n 4.- Desarrollo Futuro y Conclusiones

1.- Origen del Proyecto:

El Ayuntamiento de Gijón aprobó en mayo de 1997 un estudio que definía tanto el nuevo papel de la función informática, como laplataforma tecnológica y el modelo de Datos y Aplicaciones para dar cobertura de forma adecuada e integrada a las nuevas necesidades de la Administración Municipal. Este Estudio, al que se denominó Plan de Sistemas del Ayuntamiento de Gijón, identificó tres tipos básicos de aplicaciones:
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Aplicaciones Corporativas: Aquellas que dan cobertura a las necesidades generales de las distintasunidades: Registro de Entrada y Salida, Gestor o Seguimiento de Expedientes, Atención al Ciudadano, Territorio y Terceros e Información a la Dirección. Aplicaciones Comunes: Aquellas que dan cobertura a un área específica de la actividad del Ayuntamiento, pero que la ejecución de la actividad requiere la coordinación continua con otras áreas: Gestión de Personal y Nóminas, Contabilidad y Presupuestos,Gestión de Ingresos y de la Tesorería, Gestión de Contratación y Compras y Gestión del Inventario y del Patrimonio. Aplicaciones Departamentales: Aquellas que dan cobertura a un área específica de actividad, realizándose ésta de forma autónoma del resto de actividades: Gestión del Padrón de Habitantes, Gestión de Instalaciones Deportivas, Gestión de Cursos de la Universidad Popular, Gestión deBibliotecas, Gestión Documental (Actas y Resoluciones), Gestión del Centro de Control, Gestión de Almacén y del Parque Móvil y Procedimientos Reglados (Actividades Inocuas, Actividades Molestas, Licencias de Obras y Plusvalías).

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La finalidad y objetivos de la aplicación de gestión y seguimiento de expedientes, era la de proveer al Ayuntamiento de Gijón de una plataforma informática queayudara a resolver de manera racional y homogénea la tramitación de expedientes administrativos. La aplicación debía apoyarse en dos módulos: El Registro de Tramitaciones, que se realizará tanto manualmente como de forma automática, a partir de las diferentes actuaciones que se vayan incorporando al procedimiento. n El Work-flow que permita definir unos flujos de trabajo predeterminados, a partir delas que deben tramitarse los procedimientos.
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Ambos módulos deben permitir tanto el almacenamiento electrónico de los documentos incorporados a los procedimientos como la integración de documentos elaborados en las herramientas informáticas. Esta aplicación debía ser pues la línea de producción básica de la Administración Municipal y, como tal, recoger el conjunto de actuaciones realizadasdurante la tramitación del expediente, partiendo de su integración con el Registro de Entrada y Salida así como el de Gestión de Ingresos y suministrando información al cliente/ciudadano (Aplicación de Atención al Ciudadano) y a los Gestores Públicos (Información a la Dirección).

2.-

Definición e Implantación del Proyecto

Sobre las premisas apuntadas en la fase del diseño, previo estudiode las alternativas existentes en el mercado, se adoptó el sistema propuesto por la TAO, al que se denominó Procedimiento Administrativo Común (PAC), cuya estructura general es la siguiente:

Iniciación

Instrucción

Terminación Reapertura

Archivo Provisional Archivo

Como se puede apreciar el circuito de tramitación de los procedimientos es el mismo para todos ellos. Ello agiliza elalta de nuevos procedimientos identificados así como las actuaciones de mantenimiento sobre los existentes. La simplificación de las tareas de mantenimiento permite que el personal responsable del mismo no precise una alta cualificación en sistemas informáticos. Hay que incidir que la versatilidad y flexibilidad de esta aplicación permitió construir sobre ella las aplicaciones departamentales...