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1 EPM
Al llegar los aprendices del programa de Gestión Documental a la empresa EPM, fueron recibidos por la señora Elizabeth Soto, que trabaja en Gestión Documental y los invita a conocer el tratoque ellos les dan a los documentos.
En el año 2009 las directivas de la empresa emitieron un decreto el cual se estipula que para el año 2015 toda la Gestión Documental será electrónica, por lo cualse ha implementado un software llamado Mercurio, usado para el manejo de las comunicaciones oficiales, también es utilizado otro denominado Neón, que tiene conectividad con el anterior.
El uso deMercurio inicia con la recepción de las comunicaciones oficiales, las cuales se digitalizan y radican empleando a su vez un formato de recepción de comunicaciones que es llenado solo con “X” para ahorrartiempo, luego se pasa a otra oficina atendida por la señora Martha Cano que es la encarga de revisar el documento digitalizado he ingresar los datos necesarios para enviarlos a la oficina odependencia correspondiente, su trabajo consta de actividades como revisar el buzón corporativo, el cual recibe las comunicaciones tanto nacionales como internacionales de países como México, Canadá y Chile, ala vez que los fax, puesto que en Medellín al algunas empresas usan el fax para sus comunicaciones.
Las comunicaciones son guardadas en las oficinas de recibo de comunicaciones oficiales por espaciode una semana, tras la cual es enviada a las bodegas de Belén donde se tiene un outsourcing con una empresa llamada Coduprim que se encarga de administrar esta documentación.
En el Archivo deGestión de cuarto piso laboran los señores Orlando Lopera, Martha Gómez Y José Luís Escobar, los cuales se encuentran digitalizando todos los documentos del Archivo en PDF/A e ingresándolos a un softwarellamado Enter. Antes de ser digitalizados los documentos se les coloca un código de barras el cual les permite hacer mas fácilmente el seguimiento para que de este modo queden registrados todos los...