TIPOS DE ARCHIVO EN MEXICO

1. Cuáles son los tres tipos de archivos, que se conocen en México, de acuerdo a las características de la documentación. Explica la función de cada uno de ellos.



En México se conocen trestipos de archivo de acuerdo con las etapas que genera el documento, es decir, desde que se ingresa a una dependencia hasta que se resguarda, los cuales son: el Archivo de Trámite, el Archivo deConcentración y el Archivo Histórico.


• Archivo de Trámite o Administrativo: Es el “lugar donde se mantiene debidamente organizada la documentación que es generada por las diferentes áreas administrativasy al mismo tiempo es enviada y consultada por éstas, por tanto, toda institución genera, aneja y utiliza documentación para ello; el archivo de trámite debe de ser la unidad responsable delresguardo, organización y control de la misma”.


Se forma por expedientes que se están atendiendo y que no han sido resueltos, se encuentran en periodo de vida activa (vigentes) y su uso es cotidiano ynecesario. La información deberá de estar siempre al alcance de las personas autorizadas por la institución o dependencia, así se dará una pronta solución a los tramites y satisfacer las demandas deinformación.


Sus principales funciones son las de recepción, clasificación, distribución y control de los documentos, esto para una buena toma en las decisiones y así fortalecer el funcionamientode la institución.


• Archivo de Concentración o Intermedio: Son los documentos que su consulta no es continua y se agrupan para su resguardo y cuidado hasta que finaliza su vida activa, pero queson necesarios para una posterior consulta.


Se constituyen a partir de que los documentos son remitidos para su conservación y administración por el tiempo que sea definido para su posteriorvaloración, depuración o destrucción y su traslado al archivo histórico.


Sus principales funciones del archivo de concentración son las de recepción, revisión, clasificación, ordenación,...