Tipos De Archivo

INTRODUCCION
A continuación se presentara información acerca del conocimiento teórico de los sistemas de archivos, su definición, importancia, funciones, los materiales y el equipo que utilizan, los tipos de sistemas de archivos que existen, etc.

OBJETIVOS
1. Explicar la definición, importancia y funciones de los archivos.
2. Comentar los materiales y equipo de los archivos.
3.Describir los tipos de sistemas archivos que existen.
4. Enfatizar en un sistema de archivo específico y desarrollar sus características.
5. Demostrar con credibilidad lo elaborado por medio de imágenes, fotos, etc.

Archivo
Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos deestos documentos requieren ser conservados en forma ordenada, sistemática, de forma tal que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados fácil y prontamente. El archivo en la empresa es uno de los instrumentos más importantes, ya que en él se recopila en forma organizada los registros, documentos de interés para la empresa. El procedimiento declasificar, organizar y conservar los registros de una empresa en forma sistemática se le conoce como archivar, actividad que se realiza con la finalidad de lograr rapidez y eficacia en la localización de los documentos.
1. Gancho o Espigón: los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben. Este sistema lo utilizan las abarroterías pequeñas, lavanderías, tiendas pequeñas, oficinaspequeñas, almacenes, pero en forma temporal ya que lo pasan a un archivo permanente.

2. Casilleros o Nido de Paloma: consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños. Es usualmente en los correos y hoteles para guardar la correspondencia.

3. Tabla de Shannon: consiste en una tablade madera con ganchos de presión para sostener los documentos. Se cuelga en la pared y los documentos se archivan por orden de recibo. Se utilizan en oficinas de registro civil, las notarías, tribunales de justicia, hospitales. Este sistema lleva el nombre de su inventor. Se comenzó a usar en el año 1880. Se utilizaba antiguamente como uno de los medios de archivar correspondencia o documentos.Consiste en una tabla con ganchos o una plancha a presión para sostener los documentos.
Hoy en día, esta tabla se usa en los hospitales para conservar la hoja clínica de un enfermo, mientras permanece internado.
También es utilizada por ingenieros, agrimensores, arquitectos, capataces y toda persona que tenga que tomar notas o hacer apuntes fuera de sus escritorios o al aire libre.
4. Archivode Caja: fue el primer sistema utilizado consiste en una caja pequeña de madera, plástico o metal dentro de esta se usa un juego de guías y se ordenan alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido. Es utilizado comúnmente por las amas de casa para recetas de cocina y otros documentos personales. Durante el año 1875 se ideó una caja dearchivar en forma de libro. Contiene un índice completo con todas las letras del alfabeto. Este fue el primer sistema que introdujo guias para organizar alfabéticamente la correspondencia.

5. Carpeta de Fuelle: Consiste en una carpeta de manila o cartón sólido con varias divisiones, con letras en orden alfabético. Es utilizado en las oficinas para la clasificación de facturas y formularios parafacilitar los cobros de cuentas a clientes morosos; además se utiliza para almacenar los vencimientos de letras de cambio.

Archivo Horizontal: Consiste en un mueble con distintas gavetas donde se guardan todos los documentos colocándose uno encima de otro. Se usa en negocios de oficinas pequeñas que manejan reducido número de documentos de varios tamaños. Los archivos horizontales son parte...