Tipos De Archivos

1.9.- TIPOS DE ARCHIVOS.
Es necesario contar con equipos funcionales que permitan cumplir con los fines esenciales del archivo, así se encuentran archivadores de diversa índole como los archivadores verticales, laterales,  las bandejas de escritorio, archivos rotativos, multiusos, automatizados, pues un sistema de archivo puede ser tan simple como colocar tarjetas en una serie de cajetines otan sofisticado como un sistema electrónico que utilice una unidad principal.  En la medida en que el equipo y el método de archivo, cumplan el propósito para el cual han sido creados, serán más calificados como sistemas de almacenamiento de información.  Además la eficiencia del archivo dependerá también de la vigencia de los registros que se conserven.  De allí que se pueda decir que existendiferentes tipos de archivos, entre ellos:

ARCHIVO VERTICAL
Los documentos son almacenados en carpetas individuales, colgando de una guía dentro de las gavetas.  Las carpetas se colocan una detrás de otra con el borde que presenta la pestaña hacia arriba, donde se escribe la identificación de lo que allí se conserva.

ARCHIVO LATERAL: 
Los documentos se archivan uno al lado del otro como los librosde estantería en una biblioteca. Normalmente se archivan a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

ARCHIVO HORIZONTAL
Los documentos son almacenados en plano, uno encima del otro en carpetas, cajas, archivadores o cajones.  Este archivo es válido en el caso de tener que archivar pocos documentos o cuando se trate de planos o mapas.


Por la frecuencia de consulta, también sepueden mencionar los archivos: activos, semiactivos e inactivos.

ARCHIVOS ACTIVOS
Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.

ARCHIVO SEMIACTIVO
Se conservan losdocumentos que han sido retirados del archivo activo finalizado el año fiscal.  Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas.

ARCHIVO INACTIVO
Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor.  Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función.

1.10.- MATERIALES
Unsistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite, así se tiene:

Carpetas.- Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás.  En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta.  Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firmao institución o referidas a un mismo asunto.  Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas.  Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volumen de correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un año.


LEITZ CARPETAS COLGANTES


Carpetas individuales.- Son lasque se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente.  Se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria.   Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener porlo menos cinco documentos.

Carpetas misceláneas.- Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación.  Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual.  Es el hogar "temporal “de toda correspondencia.
Guías.-...