Tipos De Archivos
Páginas: 21 (5003 palabras)
Publicado: 13 de marzo de 2013
E.M.P 3º S.
PRÁCTICAS DE OFICINA
Semana 10
Semana 05
PRÁCTICAS DE OFICINA
E.M.P 3º S.
El trabajo en equipo se basa en las “5 C”
LOS ARCHIVADORES
Los archivos
En toda organización debe existir un lugar apropiado para guardar y conservar los diversos documentos recibidos o remitidos previamente clasificados según el sistema adoptado. Los sistemas de
archivos más comunes son:• Alfabético
• Por asunto
• Gegráfico
• Numérico.
• Mixto
• Cronológico
Complementariedad: cada miembro domina una parcela determinada del proyecto. Todos estos conocimientos son necesarios
para sacar el trabajo adelante. Cada uno del equipo se descubre
con un don, con una habilidad. Al poner en práctica esta habilidad
se siente realizado, feliz y hace feliz a otros. Cadamiembro se
sabe que es importante para el equipo, eso lo hace más responsable. El equipo funciona como una maquinaria con diversos
engranajes; todos deben funcionar a la perfección, si uno falla
el equipo fracasa
Coordinación: el grupo de profesionales, con un líder a la cabeza, debe actuar de forma organizada con vista a sacar el proyecto adelante. En algunas organizaciones esta coordinación esdemocrática, los miembros del equipo se turnan para desempeñar este servicio. Un buen coordinador sabe que
su función es la de servir y no ejercer el poder de la autoridad.
Principales elementos:
Comunicación: el trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos sus miembros. Esto es esencial
para poder coordinar las distintas actuaciones individuales.
Esta comunicación debe serfranca, sincera. Con la confianza de que el diálogo tiene la única finalidad de ayudar,
de mejorar y no de herir o de sacar provecho personal.
Local: destinado al archivo, debe tener como condición esencial un espacio amplio para que el
público y los empleados tengan acceso, facilitando la comodidad.
Mobiliario por equipos: los muebles y equipos más importantes son: Unidad vertical, guías,carpetas rótulos, kardex, índice y otros. Además hay diferentes tipos de archivadores: verticales, horizontales
e independientes.
Confianza: cada persona confía en el buen hacer del
resto de sus compañeros. Esta confianza le lleva a aceptar
anteponer el éxito del equipo a los éxitos personales. Si
gana el equipo, ganamos todos. La máxima del equipo es
que todos actuamos con buena intenciónaunque a veces,
nuestras acciones no lo reflejen.
Tipos de Archivadores:
Unidades verticales
Son los más corrientes en todo departamento
de archivo. Son de dos, tres o cuatro gavetas, unas
sobre otras.
Cada miembro trata de aportar lo mejor de si mismo,
no buscando destacar entre sus compañeros, sino porque
confía en que estos harán lo mismo; sabe que éste es el
único modo de que elequipo pueda lograr su objetivo.
Estos muebles se colocan juntos, unos al lado de
otros, en tal forma que dan aspecto de orden y para
aprovechar el espacio, para consultas y circulación
del personal.
Por ejemplo, en una operación de transplante todos los especialistas que intervienen lo hacen
buscando el éxito de la operación. El cirujano no busca su reconocimiento personal sino el de todoel
equipo. Además, si la operación fracasa poco va a valer que su actuación particular haya sido exitosa.
Unidades horizontales
Estos muebles consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su uso más frecuente es para
organizaciones y oficinas pequeñas.
Unidades independientes
Se fabrican ciertos muebles que constituyen en sí, unidades independientes. Consisten en una
gaveta, bajo unasólo marca común. Ejemplo de ellas son los muebles que se usan en una biblioteca
para el catálogo de tarjetas.
50
La organización: cada miembro se compromete a aportar lo mejor de si mismo, a poner todo su
empeño en sacar el trabajo adelante. La organización (empresa, universidad, hospital, etc) asigna a
un equipo la realización de un proyecto determinado: El equipo recibe un cometido...
PRÁCTICAS DE OFICINA
Semana 10
Semana 05
PRÁCTICAS DE OFICINA
E.M.P 3º S.
El trabajo en equipo se basa en las “5 C”
LOS ARCHIVADORES
Los archivos
En toda organización debe existir un lugar apropiado para guardar y conservar los diversos documentos recibidos o remitidos previamente clasificados según el sistema adoptado. Los sistemas de
archivos más comunes son:• Alfabético
• Por asunto
• Gegráfico
• Numérico.
• Mixto
• Cronológico
Complementariedad: cada miembro domina una parcela determinada del proyecto. Todos estos conocimientos son necesarios
para sacar el trabajo adelante. Cada uno del equipo se descubre
con un don, con una habilidad. Al poner en práctica esta habilidad
se siente realizado, feliz y hace feliz a otros. Cadamiembro se
sabe que es importante para el equipo, eso lo hace más responsable. El equipo funciona como una maquinaria con diversos
engranajes; todos deben funcionar a la perfección, si uno falla
el equipo fracasa
Coordinación: el grupo de profesionales, con un líder a la cabeza, debe actuar de forma organizada con vista a sacar el proyecto adelante. En algunas organizaciones esta coordinación esdemocrática, los miembros del equipo se turnan para desempeñar este servicio. Un buen coordinador sabe que
su función es la de servir y no ejercer el poder de la autoridad.
Principales elementos:
Comunicación: el trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos sus miembros. Esto es esencial
para poder coordinar las distintas actuaciones individuales.
Esta comunicación debe serfranca, sincera. Con la confianza de que el diálogo tiene la única finalidad de ayudar,
de mejorar y no de herir o de sacar provecho personal.
Local: destinado al archivo, debe tener como condición esencial un espacio amplio para que el
público y los empleados tengan acceso, facilitando la comodidad.
Mobiliario por equipos: los muebles y equipos más importantes son: Unidad vertical, guías,carpetas rótulos, kardex, índice y otros. Además hay diferentes tipos de archivadores: verticales, horizontales
e independientes.
Confianza: cada persona confía en el buen hacer del
resto de sus compañeros. Esta confianza le lleva a aceptar
anteponer el éxito del equipo a los éxitos personales. Si
gana el equipo, ganamos todos. La máxima del equipo es
que todos actuamos con buena intenciónaunque a veces,
nuestras acciones no lo reflejen.
Tipos de Archivadores:
Unidades verticales
Son los más corrientes en todo departamento
de archivo. Son de dos, tres o cuatro gavetas, unas
sobre otras.
Cada miembro trata de aportar lo mejor de si mismo,
no buscando destacar entre sus compañeros, sino porque
confía en que estos harán lo mismo; sabe que éste es el
único modo de que elequipo pueda lograr su objetivo.
Estos muebles se colocan juntos, unos al lado de
otros, en tal forma que dan aspecto de orden y para
aprovechar el espacio, para consultas y circulación
del personal.
Por ejemplo, en una operación de transplante todos los especialistas que intervienen lo hacen
buscando el éxito de la operación. El cirujano no busca su reconocimiento personal sino el de todoel
equipo. Además, si la operación fracasa poco va a valer que su actuación particular haya sido exitosa.
Unidades horizontales
Estos muebles consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su uso más frecuente es para
organizaciones y oficinas pequeñas.
Unidades independientes
Se fabrican ciertos muebles que constituyen en sí, unidades independientes. Consisten en una
gaveta, bajo unasólo marca común. Ejemplo de ellas son los muebles que se usan en una biblioteca
para el catálogo de tarjetas.
50
La organización: cada miembro se compromete a aportar lo mejor de si mismo, a poner todo su
empeño en sacar el trabajo adelante. La organización (empresa, universidad, hospital, etc) asigna a
un equipo la realización de un proyecto determinado: El equipo recibe un cometido...
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