tratamiento de la informacion en la empresa



Tratamiento De La Información En La Empresa.






Índice
Introducción ……………………………………………………………….............................. 3
Concepto……………………………………………………………………………………………...... 4
Recogida de la información y registro de información …………………………….. 5
Elaboración de la información y comunicación de la información……………. 6Almacenamiento de información…………………………………………………………….. 7
Función……………………………………………………………………………………………………. 8
Objetivo………………………………………………………………………………………………….. 9
Tipo de la información……………………………………………………………………………. 10
Características……………………………………………………………………………………….. 11


Introducción
Grupal:CONCEPTO

La información es un elemento fundamental para el buen funcionamiento de cualquier tipo de organización. Determina la consecución de los objetivos de la empresa repercutiendo en el éxito o fracaso del negocio. Para que la información cumpla con sus objetivos es necesario que posea ciertas características:

Debe ser relevante: Tiene que ser importante, que sea la información quenosotros necesitamos.
Debe estar actualizada: Debe utilizarse en el momento de ser generada.
Debe ser económica: La obtención de la información no debe generar un coste elevado para la empresa.
Debe ser rápida: El acceso a la información debe realizarse de forma rápida y sencilla.
Debe ser de calidad: es importante que la información carezca de errores y sea completa.
Debe ser objetiva: No cabeopción a subjetividades.
Debe ser completa: El tener la información incompleta es peor que no tener nada.
Debe ser aplicable: La información debe ser adecuada para la toma de una decisión, además de ser importante y pertinente.



1 Recogida de Información.
Tú sabes que existen muchas maneras de dar y recibir información. Mencionaremos las más comunes:
a.- Información Telefónica:Constantemente nos estamos comunicando a través del teléfono con nuestros clientes, proveedores, otras sucursales, otras empresas, con bancos, etc.
b.- Informaciones Orales: Nos comunicamos y recibimos informaciones en forma personal de nuestros clientes, representantes, supervisores, auditores, inspectores, etc.
Respecto a la información oral es de suma importancia tener presente que:
LA INFORMACION QUESE ENTREGA DEBE SER CONFIABLE, ES DECIR, UNA PERSONA QUE MANEJA UN CONJUNTO DE INFORMACIONES, DEBE DIFERENCIAR LA QUE ES CONFIDENCIAL RESPECTO DE LA PÚBLICA Y DEBE RECONOCER QUIENES SON LOS DESTINATARIOS DE CADA INFORMACIÓN.
LOS INTEGRANTES DE UNA INSTITUCIÓN SON LOS PRINCIPALES ENCARGADOS DE QUE LA COMUNICACIÓN ENTRE LAS PERSONAS DE SU EMPRESA FLUYA. ESTO SIGNIFICA QUE NO INTERPRETA NI CAMBIALA INFORMACIÓN.
c.- Informaciones Escritas:
Existe una cantidad enorme de información escrita que se maneja en la oficina y que tu iras conociendo en su oportunidad.
También recolectamos información de: periódicos, revistas especializadas, folletos publicitarios, material de promoción, publicaciones oficiales, etc.

2 Registro de Información.
Para tener un control eficiente de la informaciónesta debe registrarse en el momento de ser recibida. Existen registros computacionales y manuales. Por ejemplo: un recado telefónico deberá ser registrado en un impreso adecuado para ello.
Si un documento será utilizado por más de una persona deberás fotocopiarlo para evitar su pérdida.
La correspondencia recibida y los documentos serán registrados en un libro especial o en el registrocomputacional antes de ser repartidos a los diferentes departamentos o secciones de la empresa.
Las citas y visitas deben ser anotadas en la agenda de trabajo.
3 Elaboración de la Información.

Antes de utilizar la información, ésta ha de ser elaborada. Su elaboración necesitaría realizar los siguientes pasos:
Paso1: Calcular si la información se refiere a facturas, pagos, movimientos de stock, etc....