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TÉRMINOS BÁSICOS QUE SE EMPLEAN PARA ELABORAR MANUALES ADMINISTRATIVOS:
La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con lamayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner mucha atención en todos los requerimientos, fasesy procedimientos que fundamenten la ejecución del trabajo.
Responsables : Para iniciar los trabajo que conducen a la integración de un manual, es indispensable prever que no quede diluida laresponsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas sino que debe designarse a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del proyecto ensus fases de diseño, implantación y actualización. De esta manera se logra homogeneidad en el contenido presentación de la información.
Delimitación del universo de estudio : Los responsables deefectuar los manuales administrativos de una organización tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en el; para ello, debe realizar :
Estudio preliminar :Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va a actuar.
Con base en él se puede definir la estrategia global para ellevantamiento de información, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y, en general, prever lasacciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.
Fuentes de Información : referencia de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de dondese pueden obtener datos para investigación. Entre las más representativas se pueden mencionar :
Instituciones.
Archivos de la organización.
Directivos y empleados
Áreas de trabajo
Clientes y/o...