Una consignación

Una consignación, un problema (1)
Manuel es el Jefe de Logística de la empresa y responsable de la administración de los almacenes y de las compras. Siempre se había caracterizado por tratar de impulsar cambios en los procesos y mejoras continuas. Uno de sus proyectos de mayor importancia para las operaciones fue lograr establecer un sistema de materiales en consignación, con proveedores deconfianza, para un grupo de materiales de uso rutinario.
En el año 2003 tuvo una reunión donde definió su requerimiento al área de sistemas de la empresa, quienes hicieron suyo el proyecto y se pusieron a desarrollar una solución personalizada, de esta forma se iniciaba el desarrollo de la principal herramienta de control de todas las operaciones de ingreso, salida y control de inventarios de losalmacenes de consignación con mercaderías de propiedad de terceros.
Pasaron algo de 4 meses y Manuel no estaba muy conforme con los avances logrados hasta ese momento, pues había asistido a muchas reuniones y estaba cansado de responder muchas preguntas de cómo debían hacerse las operaciones, el sentía que más que recibir el apoyo de los desarrolladores expertos y con conocimiento de buenasprácticas en otras empresas, lo estaban usando como conejillo de indias.
Finalmente al cabo de 6 meses de desarrollo, el software quedo listo, el Área de Sistemas no tuvo mejor idea que enviar un “plan de pruebas” que contenía mas de 200 hojas y que se suponía debía ejecutarse para probar todas las operaciones que el sistema debía soportar. Esto no desanimó a Manuel y trabajo con su equipo en las pruebasy finalmente aprobaron el sistema.
No paso mucho tiempo y se hicieron los primeros contratos de consignación para las principales familias de repuestos y suministros y se inició la recepción de productos en los almacenes de consignación, los cuales empezaron a ser despachados en forma casi automática; es decir los usuarios pedían y los almaceneros tomaban los artículos en consignación y losentregaban, mediante la emisión de los documentos correspondientes
Internamente en el sistema, estas operaciones se registraban como “salidas” de los almacenes de consignación, “ingresos por compra” a los almacenes de la empresa y finalmente “salidas por consumo” directamente cargados a los centros de costos de los solicitantes. Cada cierto tiempo, generalmente entre 20 y 30 días, se hacíanliquidaciones de todo lo consumido en dicho lapso y los proveedores facturaban.
Parecía que todo iba bien; se había logrado reducir las órdenes de compra, los inventarios propios desaparecieron, los proveedores cobraban oportunamente y no faltaban productos para atender las necesidades manifiestas de nuestros usuarios.
Trascurridos dos años de operación se observaron anormalidades en la gestión de losinventarios de los artículos en consignación, pues se realizaron inventarios físicos y no estaban de acuerdo con los inventarios lógicos de los sistemas, había mercadería sobrante, tanto en el almacén de la empresa, como en los almacenes de consignación. Por otro lado había artículos faltantes que no se explicaban con certeza.
1 Este caso fue preparado por el Señor José Ismiño Atoche, Alumno delcurso de Gestión Estratégica del Control Logístico, en el año 2008 y ha sido adaptado por el Profesor Armando Valdés Garrido Lecca, para su discusión y análisis en clase.
Programa de Especialización de Ejecutivos III PEE ESAN 2010
Gestión Estratégica del Control Logístico
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Manuel había confiado hasta entonces en la gestión de los almacenes, no había tenido dudas porque los inventarios propios dela empresa daban resultados satisfactorios; sin embargo la noticia de las diferencias en los almacenes de consignación le habían mortificado mucho, por ese motivo convocó a una reunión con el Jefe de Almacén para que le explique las causas del problema.
Javier, quien desde hacía 10 años era el Jefe de Almacén de la empresa, se presentó en la oficina de Manuel y le contó que desde hacía algún...