unidad 3 herramientas de comunicacion

III.- HERRAMIENTAS DE COMUNICACIÓN

3.1 Formas básicas de comunicación escrita en las organizaciones

3.1.1 Oficio
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etcétera. Estas redacciones se dan a nivel deinstituciones como: ministerios, embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, oficinas de gobierno, etc.
Oficio simple o directo
Este tipo de documento se utiliza cuando la herramienta estandar y el texto o contenido van dirigidos a una sola persona. Generalmente se usa para una invitación, una felicitación, una petición, un agradecimiento o un informe de eventos o actividades culturaleso deportivas. También cuando un gerente se dirige a una empresa para gestionar algún servicio.
Oficio múltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios, y por esta razón las instituciones o dependencias incluyen el número de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo del destinatario, para especificarlocuando el caso lo requiera. Esto sirve, además, para agilizar el proceso que dure la documentación.
El texto de este tipo de documento se basa en la emisión de órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.
El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal. Es decir, va dirigido asubordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.
La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante lo cual es importante recordar que:
 el número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir;
 en el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribución, que viene a ser la última parte de estetipo de oficio
Oficio de transcripción
La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo de redacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares,directivas u otros casos del mismo oficio.
El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este documento servirá para transcribir informes relevantes e importantes.
Partes

3.1.2 Memorándum

Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos deuna empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no seacostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.
Hay empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo con sus necesidades, con un encabezamiento especial organizado generalmente de la siguiente forma:
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxx
MEMORÁNDUM
PARA:
DE:
FECHA:
ASUNTO:


3.1.3 Circular
Las cartascirculares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disolución de una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares...