Unidad de Correspondencia
Páginas: 9 (2238 palabras)
Publicado: 29 de julio de 2013
Unidad de Correspondencia
Los archivos recogen información, la conservan de manera temporal o permanente y la ponen al servicio del peticionario o persona que lo necesita; de igual manera las unidades de correspondencia desempeñan la misma función a partir de la recepción, radicación, clasificación y distribución.
La correspondencia está integrada al concepto moderno de archivo total,concepto manejado por el AGN desde 1994. Así vemos que el archivo total comprende las fases del ciclo vital De los documentos, dentro de las cuales la correspondencia (en entidades privadas) y las Comunicaciones oficiales (en entidades públicas) tienen un significado de gran importancia En la Gestión Documental, debido que hace Parte de los procesos de producción, recepción, trámite y Distribución delos documentos.
Las unidades de Correspondencia, no cumplen las funciones pasivas de recibir y enviar documentos; si no por el contrario asume un papel importante, en la custodia, normalización y conservación de los documentos.
CONCEPTO DE CORRESPONDENCIA
EN LAS ENTIDADES PRIVADAS, la correspondencia se origina en las oficinas como resultado de una acción administrativa o técnicarelacionada con las actividades de la empresa, y se entiende como: “La comunicación escrita enviada o recibida entre dos o más personas de manera personal, o en una institución o entre dos o más instituciones.” Las formas más comunes de correspondencia en dichas entidades son las cartas y los memorandos.
En una entidad Privada, la correspondencia al momento de recepcionarse puede ser clasificada en:Privada u Oficial, cuando su trámite está relacionado con las actividades que realiza la empresa, o Personal, cuando el tramite de dicha correspondencia está relacionado con asuntos personales de los funcionarios que laboran en ella.
A su vez la correspondencia privada, atendiendo al trámite que se le dé puede ser clasificada en:
Correspondencia Ordinaria, es aquella que tiene un trámiteordinario, según el orden de llegada al archivo o unidad de correspondencia.
Correspondencia Urgente, Es aquella que se tramita en forma prioritaria, atendiendo a que dicha comunicación, tiene tiempos de respuesta establecidas por la ley; o que la información que contiene es de gran trascendencia o importancia para la toma de decisiones de la empresa y debe ser atendida de inmediato, Ejemplo:Quejas Peticiones o Reclamos, Tutelas, Derechos de Petición, Notificaciones, Avisos de Embargos, Etc.
EN LAS ENTIDADES PUBLICAS, el concepto de correspondencia difiere completamente, en esta se denomina correspondencia, a las comunicaciones que llega a título personal de los funcionarios que trabajan en dichas entidades; distinguiéndolas de la que están relacionadas con las actividades o funcionesespecíficas. Esta conceptualización obedece a lo establecido en el acuerdo 060 de 30 de octubre de 2001 y un fallo de la Corte Suprema de Justicia.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente de su medio utilizado. Las formas más comunes de comunicaciones oficiales son las cartas,memorandos, circulares, directrices.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Dependiendo de quién lo genere y quien tramita se clasifican en:
Para entidades privadas,
Correspondencia ExternaRecibida: Es la que procede de otras instituciones, o la enviada a otras empresas; o la enviada entre la empresa y sus empleados. La forma más común de correspondencia externa es la carta.
Correspondencia Externa despachada: Es que produce la empresa y enviada a otras instituciones o entendidas, también la enviada entre empresa y sus empleados o de la misma empresa a otras sedes.
Correspondencia...
Los archivos recogen información, la conservan de manera temporal o permanente y la ponen al servicio del peticionario o persona que lo necesita; de igual manera las unidades de correspondencia desempeñan la misma función a partir de la recepción, radicación, clasificación y distribución.
La correspondencia está integrada al concepto moderno de archivo total,concepto manejado por el AGN desde 1994. Así vemos que el archivo total comprende las fases del ciclo vital De los documentos, dentro de las cuales la correspondencia (en entidades privadas) y las Comunicaciones oficiales (en entidades públicas) tienen un significado de gran importancia En la Gestión Documental, debido que hace Parte de los procesos de producción, recepción, trámite y Distribución delos documentos.
Las unidades de Correspondencia, no cumplen las funciones pasivas de recibir y enviar documentos; si no por el contrario asume un papel importante, en la custodia, normalización y conservación de los documentos.
CONCEPTO DE CORRESPONDENCIA
EN LAS ENTIDADES PRIVADAS, la correspondencia se origina en las oficinas como resultado de una acción administrativa o técnicarelacionada con las actividades de la empresa, y se entiende como: “La comunicación escrita enviada o recibida entre dos o más personas de manera personal, o en una institución o entre dos o más instituciones.” Las formas más comunes de correspondencia en dichas entidades son las cartas y los memorandos.
En una entidad Privada, la correspondencia al momento de recepcionarse puede ser clasificada en:Privada u Oficial, cuando su trámite está relacionado con las actividades que realiza la empresa, o Personal, cuando el tramite de dicha correspondencia está relacionado con asuntos personales de los funcionarios que laboran en ella.
A su vez la correspondencia privada, atendiendo al trámite que se le dé puede ser clasificada en:
Correspondencia Ordinaria, es aquella que tiene un trámiteordinario, según el orden de llegada al archivo o unidad de correspondencia.
Correspondencia Urgente, Es aquella que se tramita en forma prioritaria, atendiendo a que dicha comunicación, tiene tiempos de respuesta establecidas por la ley; o que la información que contiene es de gran trascendencia o importancia para la toma de decisiones de la empresa y debe ser atendida de inmediato, Ejemplo:Quejas Peticiones o Reclamos, Tutelas, Derechos de Petición, Notificaciones, Avisos de Embargos, Etc.
EN LAS ENTIDADES PUBLICAS, el concepto de correspondencia difiere completamente, en esta se denomina correspondencia, a las comunicaciones que llega a título personal de los funcionarios que trabajan en dichas entidades; distinguiéndolas de la que están relacionadas con las actividades o funcionesespecíficas. Esta conceptualización obedece a lo establecido en el acuerdo 060 de 30 de octubre de 2001 y un fallo de la Corte Suprema de Justicia.
Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente de su medio utilizado. Las formas más comunes de comunicaciones oficiales son las cartas,memorandos, circulares, directrices.
Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Dependiendo de quién lo genere y quien tramita se clasifican en:
Para entidades privadas,
Correspondencia ExternaRecibida: Es la que procede de otras instituciones, o la enviada a otras empresas; o la enviada entre la empresa y sus empleados. La forma más común de correspondencia externa es la carta.
Correspondencia Externa despachada: Es que produce la empresa y enviada a otras instituciones o entendidas, también la enviada entre empresa y sus empleados o de la misma empresa a otras sedes.
Correspondencia...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.