Variados

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Regional Distrito Capital
Centro de Gestión Administrativa

Tecnólogo en Administración Documental







GUÍA DE APRENDIZAJE

Organizar os archivos de gestión de acuerdo con el ciclo vital del documento, la normatividad vigente y las políticas institucionales.











Versión :2




Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Centro de Gestión AdministrativaBogotá, D.C., 22 de octubre de 2012



Control del Documento












| |Nombre |Cargo |Dependencia |Firma |Fecha |
| | | | | | |
| |Héctor Rodríguez.|Instructor |Centro de Gestión | | |
|Autor(a) | | |Administrativa | | |
| | | | | | |
| | | || |22 de octubre de|
|Revisión |Juan José Hernández |Asesor pedagógico | | |2012 |
| |Wayne Anthony Triana |Subdirector de | | | |
|Aprobación |Albis |Centro || | |





















1. IDENTIFICACIÓN


MODALIDAD DE FORMACIÓN: Presencial - Virtual

RESULTADOS DE APRENDIZAJE:

Ordenar los documentos de archivo, de acuerdo con el sistema establecido por la organización, la normatividad vigente, y el sistema de gestión de la calidad.

Archivar los documentos teniendo en cuenta lastablas de retención y de valoración documental, los principios archivísticos, las normas técnicas y la legislación vigente.

Describir documentos de archivo, teniendo en cuenta las normas técnicas, la tecnología disponible y la política institucional, para la posterior recuperación de la información.

CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS:

• Programa de Gestión Documental: Concepto,Proceso: Organización.


• Ciclo vital de los documentos: concepto, uso, valores documentales y aplicación.

• Clasificación Documental.
- Concepto
- Fundamentos y principios archivísticos.
- Pasos metodológicos
- Agrupaciones documentales: Fondo, sección, subsección, serie, subserie documental.
- Conceptos de:
- Fondos abiertos, Fondos cerrados y Fondos acumulados
- Cuadro de clasificaciónDocumental. Concepto, elaboración, uso y aplicación.
- Sistemas de Ordenación: Concepto, reglas y aplicación
- Alfabético:
- Onomástico
- Toponímico
- Temático.
- Numérico:
- Consecutivo u ordinal
- Cronológico
- Mixto
- Archivar los documentos:
- Inspeccionar
- Clasificar
- Marcar
- Distribuir
- Archivar
- Procedimiento de foliación


Descripción Documental
- Concepto
-Objetivos
- Instrumentos
- Nivel de descripción
- Normatividad Vigente
- Características de los documentos: intrínsecas y extrínsecas.
- Instrumentos de descripción
- Iinventarios: Concepto, uso y aplicación
- Índices
- Tabla de Valoración Documental
- Concepto
- Importancia



DURACIÓN GUÍA: 40 horas





















2. INTRODUCCIÓN:

RespetadoAprendiz:

El hombre, inició su proceso de desarrollo como especie y para ello la información fue y ha sido de carácter fundamental. Como ser, social la necesidad de expresarse y comunicarse es innata en él y es por ello que ésta es una manifestación universal. Su capacidad de comunicarse ha sido la clave de la interrelación con otras comunidades de su especie y el eje central alrededor del cual...