ventajas y desventajes de archivos


VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO DE LOS ARCHIVOS
Ventajas
Gestión y control efectivo, sencillez, rapidez y ahorro de una forma sencilla, la organización tiene acceso instantáneo a toda la documentación necesaria para su actividad de negocio, reducción de tiempo de consultas y tareas dearchivo, ahorro de espacio físico, resolución del problema de localización de documentos. También facilita que la información se comparta y se aproveche de forma más eficiente. Como consecuencia, se reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, seguridad y fiabilidad de la información y documentos de granvalor para la organización.

DESVENTAJAS
Cuando un sistema de archivo se hace por área de empresa la desventaja es que la información no está consolidad en una sola parte, en cada dependencia hay una persona para el manejo del archivo o no hay nadie.
Se pierde tiempo y se debe contactar a varias personas para obtener la información.




















EVALUACION GENERAL DEORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

Se refiere a las diferentes maneras en las que puede ser organizada la información de los archivos, así como las diferentes maneras en que ésta puede ser acceda. Dado que hay 2 niveles de visión de los archivos (físico y lógico), se puede hablar también de 2 aspectos de organización de archivos: Organización de archivos lógicos y de archivos físicos.
El sistema dearchivos está relacionado especialmente con la administración del espacio de almacenamiento secundario, fundamentalmente con el almacenamiento de disco.
Una forma de organización de un sistema de archivos puede ser la siguiente:
Se utiliza una “raíz” para indicar en qué parte del disco comienza el “directorio raíz”.
El “directorio “raíz” apunta a los “directorios de usuarios”.
Un“directorio de usuario” contiene una entrada para cada uno de los archivos del usuario.
Cada entrada de archivo apunta al lugar del disco donde está almacenado el archivo referenciado.

Los nombres de archivos solo necesitan ser únicos dentro de un directorio de usuario dado.
El nombre del sistema para un archivo dado debe ser único para el sistema de archivos.
En sistemas de archivo “jerárquicos”el nombre del sistema para un archivo suele estar formado como el “nombre de la trayectoria” del directorio raíz al archivo.























Estimación del uso del sistema
 





En  esta etapa básicamente se basa en la planificación del proyecto

El análisis por puntos de función es el  método para cuantificar el tamaño y la complejidad de un sistemasoftware en términos de las funciones de usuario que este desarrolla (o desarrollará). Esto hace que la medida sea independiente del lenguaje o herramienta utilizada en el desarrollo del proyecto
del bloque físico.





















Análisis de los beneficios del sistema



Los beneficios tangibles son las ventajas económicas cuantificables que obtiene la organización através del uso del sistema de información. Ejemplo de beneficios tangibles serían:
1. El incremento en la velocidad de proceso
2. Contar con cierta información que de otra manera seria inaccesible
3. La obtención de información con mayor puntualidad que en el pasado
4. Aprovechar el mayor poder de cálculo de las computadoras
5. Reducir el tiempo requerido por los empleados para concluir unatarea especifica
Aunque la medición no siempre es fácil los beneficios tangibles pueden estimarse en términos de pesos, recursos o tiempo ahorrados.
Algunos de los beneficios que la organización obtiene a través de un sistema de información son difíciles de cuantificar, pero no por ello dejan de ser importantes. A éstos se les conoce como beneficios intangibles. Los beneficios intangibles...