Word

COMBINAR CORRESPONDENCIA CON CAMPOS DE WORD

Para hacer una combinación de correspondencia siempre tenemos que contar con dos archivos:
Documento principal que es el cuerpo de la carta
Origen de datos en donde están los registros.
Al efectuar la combinación de ambos archivos, se generarán una copia del Documento Principal, en el cual se insertan los datos del primer registro,las demás copias contendrán los datos del resto del archivo de datos (siempre y cuando no se haya establecido un criterio que provoque la exclusión de los registros que no lo cumplan). Veamos el Ejemplo de la figura siguiente:

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PASOS A SEGUIR

1. Crear el Archivo de Datos.

Abra un nuevo documento en Word y e inserte una tabla. La primera fila de la tabla será la que da nombre a loscampos, a partir de la segunda fila se ingresarán los registros que luego se podrán combinar. Por ejemplo, copie la tabla siguiente. (No debe existir ninguna línea en blanco antes de la lista de datos)

|Nombre |Apellidos |Ciudad |Edad |Tratamiento |
|José |Ruiz López |Garin |35|1 |
|María |Montes Gutiérrez |Ramos Mejia |32 |2 |
|Antonio |Morales Pérez |Burzaco |29 |1 |
|Nuria |Borrell Martínez |Garin |26 |3 |
|Luís|Colomina Sánchez |Mar del Plata |31 |1 |

Guarde este documento (Archivo de datos) con el nombre Datos + Apellido.doc y cierre el archivo.

2. Crear el Documento Principal

Abra un nuevo documento en Word y escriba el texto de la carta o documento que desea combinar. Por ahora utilice el ejemplo y copiando el siguiente texto :(respete las líneas en blanco)

Estimado Señor Anibal Gómez
Me dirijo a Ud. para informarle que el señor José Ruiz López de la ciudad de Garín tiene 35 años.

Lo saludo atte.
Pedro Martinez
Gerente

Guardar el documento en su carpeta del servidor junto con el origen de datos.

3. Establecer el documento principalde la combinación

3.1 Abra el documento que desea combinar.

3.2 Active la opción Herramientas/ Combinar Correspondencia. 

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3.3 Pulse sobre el botón Crear y seleccione la opción Cartas Modelo, se desplegará una nueva ventana:

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3.4 Seleccione opción Ventana Activa para utilizar el documento que tiene en pantalla. Si hace click en Nuevo documento principal activaría unnuevo documento en blanco y tendría que escribir el texto.

3.5 Pulse sobre el botón Obtener Datos y seleccione de la lista la opción Abrir Origen de Datos. Se activará la ventana Abrir y deberá buscar y seleccionar el archivo Datos y pulse sobre el botón Abrir.

3.6 En este momento se activará una ventana con el botón Modificar documento principal,

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Púlselo para volver al documentoprincipal.

4. Colocar los campos en el documento principal.
Bien, observe que ahora se ha insertado una nueva barra de herramientas que le servirá para colocar los campos de datos en el lugar del documento que desee.
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Ahora debe colocar el cursor en el lugar del documento donde desea insertar el campo y pulsar sobre el botón Insertar campo de combinación y elegirlo un campo de lalista.Si está siguiendo el ejemplo, póngalos de la siguiente forma.

Estimado Señor Anibal Gómez
Me dirijo a Ud. para informarle que el señor de la ciudad de tiene años.
Lo saludo atte.
Pedro Martinez
Gerente

Para visualizar el documento con los datos combinados puede presionar el botón 
 
5. Una vez...