Workflow

WORKFLOW
*LAS TECNOLOGÍAS WORKFLOW EN LA GESTIÓN EMPRESARIAL*

¿Qué es el Workflow?

El workflow se define como un sistema informático que organiza y controla tareas, recursos y reglas, necesarias para completar el proceso de negocio.


El flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas,cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri.
Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajocolaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.
La tecnología workflow se encarga de guiar y controlar de forma automática a todos los componentes de un proceso de negocio: personas, tareas, documentos, normas y ordenadores, gracias a la ejecución de un software instalado en una red y cuyo orden de ejecución lo controla una representación automatizada del proceso de negocio. Industriascomo la farmacéutica, por ejemplo, están implantando sistemas de workflow con el fin de conseguir enlazar sus procesos de fabricación y de negocio con sus sistemas de información.
Su importancia en el proceso de reingeniería del negocio en las empresas, lo convierte en una HERRAMIENTA básica de la agilización y descentralización de actividades administrativas y comerciales, impuestas por las nuevastendencias que regulan las organizaciones.
• Gestión de riesgos.
• Atención al cliente.
• Ciclo de producción.
• Provisión de servicios.
• Control de calidad (ISO).
• Tratamiento de expedientes.

Clasificación de los sistemas workflow










En la década de los 80 las empresasaplicaron tecnologías de la información a la automatización de los procesos administrativos y de gestión. Las grandes preocupaciones de aquellos años eran el control de los costes operativos, la mejora de la productividad y el logro de servicios más competitivos.
En cambio, en el momento actual, el interés de muchas empresas, al menos de las más innovadoras, se centra en el rediseño de los procesosde trabajo y de información con el fin de mejorar la rentabilidad y hacerlos más eficaces. Para lograr estos objetivos, muchas organizaciones empresariales están incorporando mecanismos de workflow que enlazan los procesos de negocio con los sistemas de información con el fin de conseguir:
• Trabajar sin papeles.
• Saber cuánto cuesta cada proceso de trabajo.
• Reducir el tiempo empleado en cadauna de las tareas.
• Aprovechar el “conocimiento” de la organización.
Sin embargo, para que una organización implante con éxito un sistema de workflow necesita cumplir unos requisitos básicos. En primer lugar debe contar con una sólida infraestructura de ordenadores, redes, servidores, bases de datos y correo electrónico, es decir: debe tener una madurez tecnológica.
En segundo lugar, susresponsables deben estar sensibilizados respecto al valor de la información y familiarizados con la circulación de la información electrónica. El tercer requisito está relacionado con la aceptación del sistema por parte de los trabajadores (usuarios), que en muchas ocasiones ven en él más inconvenientes que ventajas al relacionarlo con un controlador o un reestructurador de la plantilla de la empresamás que con un guía.
Otro elemento importante a tener en cuenta es que, a diferencia de otras, el workflow no es una herramienta informática que se entrega al departamento de sistemas de información (informática) para que la aplique sin más. La implantación de workflow debe considerarse más como un proyecto de gestión que como uno informático, lo que supone un esfuerzo de análisis previo de la...