Workflow

Revista Códice Vol. 4 Nº 2: 75-86 / Julio - diciembre de 2008

Modelo de un sistema de flujos de trabajo para la
automatización y gestión electrónica del proceso
de investigación y generación del conocimiento
de la Facultad de Sistemas de Información y
Documentación de la Universidad de La Salle
Ana María Rendón Veloza* / Alba Fabiola Rincón Herrera**

RESUMEN
Los sistemas de flujos de trabajo seestán convirtiendo en una herramienta tecnológica que permite automatizar y gestionar los documentos que se generan
electrónicamente permitiendo desarrollar soluciones
en los sistemas de información, otorgando beneficios

de Extensión y Proyección Social) que se realizan

y ventajas en el mejoramiento de control de procesos

dentro de la Facultad.

y actividades, ahorro de tiempo e incremento dela
productividad, mejor atención y servicio al cliente,

Para la elaboración del Modelo de Flujos de Trabajo

optimización de la circulación de la información; de

fue necesario realizar una propuesta de Manual de

tal forma que se logre sacar el mayor provecho en la

Procesos y Procedimientos de la Facultad y modelar

difusión, almacenamiento y recuperación del patri-

la herramienta tecnológicaKNOWLEWDGE TREE,

monio intelectual.

la cual permite la creación de repositorio y flujos
de trabajo de documentos con auditoria y control

La elaboración del modelo de sistema de flujos de

de versiones, el manejo de metadatos, la búsqueda

trabajo para la automatización y gestión electrónica

dentro del contenido de los documentos con tecno-

del proceso de investigación y de generación del co-logía de texto completo, el acceso a la información

nocimiento de la Facultad de Sistemas de Informa-

de forma eficiente y la conectividad e integración, al

ción y Documentación de la Universidad de La Salle,

acceder en forma local o remota.

partió del análisis de necesidades, deseos, expectativas y demandas de los procesos de la Facultad con el

Palabras clave: flujos de trabajo,automatización,

propósito de generar un arquetipo que sirviera como

gestión electrónica, Facultad de Sistemas de Infor-

pauta a seguir para el modelamiento de los otros pro-

mación y Documentación, manual de procesos y

cesos (Proceso de Formación Académica y Proceso

procedimientos.

*

Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística de La Universidad de la Salle.
Correoelectrónico: amariarendon@gmail.com
** Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística de La Universidad de la Salle.
Correo electrónico: alfarinher@hotmail.com
Fecha de recepción: 27 de mayo de 2008
Fecha de aprobación: 19 de julio de 2008

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Revista Códice Vol. 4 Nº 2 / Julio - diciembre de 2008

MODEL

OF A WORKFLOW SYSTEM

FOR AUTOMATION ELECTRONIC
MANAGEMENT OF RESEARCHPROCESS
AND KNOWLEDGE GENERATION IN
THE FACULTY OF INFORMATION AND
DOCUMENTATION SYSTEMS AT LASALLE
UNIVERSITY

ABSTRACT
The workflow systems are becoming a technological

processes (Academic Formation Process and Exten-

tool that provides the possibility to automate and to

sion and Social Projection Process) that are develo-

manage electronically generated documents. It allows

ped in the Faculty.the development of solutions in the information systems, granting benefits and advantages in the impro-

For the elaboration of the Workflow Model, it was

vement of control process and activities, saving time

necessary to make a proposal of a Manual of Processes

and productivity increase, a better attention and cus-

and Procedures of the Faculty, as well as modelling

tomer service,optimizing the information spreading.

the technological tool KNOWLEDGE TREE, which

All of it is done in such a way that it is possible to

allows the creation of a repository and workflows

take the highest advantage in the spreading, storage

of documents with audit and control of versions,

and recovery of the intellectual patrimony.

metadata management, search inside the content
of the documents...