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Desarrollo de sistemas de acceso on line a fondos de archivo. Propuesta metodológica Basic premise and methodology to build a system archives on line

Julio Cerdá Díaz julio.cerda@uah.es Universidad de Alcalá de Henares (Madrid) Facultad de Documentación Alcalá de Henares (Madrid)

Tfno.: 918855000

RESUMEN Aunque cada vez se van sumando más archivos al universo web son todavía una ínfimaproporción de los que por fondos y recursos podrían y deberían hacerlo. Con la siguiente comunicación pretendemos orientar y animar a la creación de plataformas de consulta a través de la Web diseñadas, pensadas y adaptadas a las capacidades y demandas de los usuarios de nuestros archivos. Se aborda los aspectos que consideramos esenciales: planificación de la Web, estructura y definición decontenidos, selección de materiales, estrategias de presentación y elementos clave para una buena navegación.

PALABRAS CLAVE Archivos – Internet – Acceso on line

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1. Introducción . El acceso on line. Vamos a apuntar las estrategias a seguir para crear un sistema de acceso telemático a los fondos documentales de un archivo. Un entorno que ha recibido muy diversas acepciones: “archivoelectrónico”, “archivo virtual” o “archivo digital”. Desde nuestro punto de vista las diferencias se podrían resumir en los siguientes puntos: Archivo virtual: Sistema de gestión de documentos, archivos o fondos de archivo que se hacen accesibles a través de la web, sin que necesariamente tengan como referencia un centro o sistema de archivos. Es un archivo “ex novo”, creado por y para la red, o editadoselectrónicamente. Gracias a la facilidad de edición, comunicación y reproducción de los nuevos soportes se agrupan “virtualmente” documentos sobre determinado tema, persona, territorio o periodo cronológico. Son los archivos donde mejor se puede aplicar la “desmaterialización” del documento y del archivo tradicional. Archivo digital: Sistema de gestión de documentos basado en la captura yprocesamiento de imágenes digitales, creadas a partir de cualquiera de los dispositivos existentes (escáner o cámara digital), desde su soporte original (papel, microfilm, negativos, diapositivas, placas de cristal, etc), y dirigido a su posterior implementación en un sistema de búsqueda y recuperación donde quedan asociadas las imágenes digitales con la descripción de los documentos. Archivo electrónico:Sistema de gestión de documentos que lleva implícito en su tratamiento y recuperación un medio electrónico o informático, en cualquiera de sus variantes. Tienen cabida tanto imágenes digitales como otro tipo de documentos, particularmente los que utilizan el formato de caracteres ASCII, después de someter un fichero digital a OCR1, documentos directamente elaborados en un procesador de textos oeditados en html, sgml, xml, o tecnologías específicas como el sistema COLD2 . Es por tanto un concepto más global y más adecuado para definir las múltiples posibilidades y variables de este nuevo entorno tecnológico. 2. Consideraciones previas Desde un inicio hay que asumir que esta nueva vía de acceso es un nuevo frente de trabajo, que se suma y complementa al acceso tradicional. Como punto departida deben concurrir una serie de condicionantes relacionados con las aptitudes y actitudes de la entidad y de los técnicos responsables de llevarla a cabo:
Sistema dirigido a documentos impresos, con caracteres de ordenador o máquina de escribir. Los programas de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) selecciona entre las líneas que detecta en el documento las que reconoce como letras onúmeros, analizando a la vez el formato del texto y comparando este resultado con los patrones que tiene el programa, ubicando en su lugar el carácter ASCII que más se aproxima. 2 COLD es el acrónimo de Computer Output to Laser Disk, usado por su analogía con la tecnología COM (Computer Output to Microfilm). Es una técnica de gestión electrónica de documentos que permite explotar, almacenar y...
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