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Para poder describir, investigar y mejorar un proceso, es primordial que comprendamos algunos conceptos fundamentales, y que a pesar de ser básicos, muchos ingeniero de procesos no los entienden o sedejan llevar por definiciones vagas y/o erradas. Así que para comenzar diremos que un proceso se compone de:
• Entidades ¿Qué?
• Actividades ¿Cómo?
• Roles ¿Quién?
• Clientes ¿Para quién?
•Proveedores ¿Desde quién?
Veamos cada una de ellas por parte y en más detalle.
Entidades ¿Qué?
Elementos que son utilizados o generados durante la ejecución del proceso. Pueden fluir o irtransformándose a medida que avanzan en el proceso. Pueden ser personas (empleados, clientes, pacientes), Objetos (documentos, etc.) o Datos (órdenes, quejas).Es importante considerar dos cosas:
• Las entidadesse refieren al contenido no al medio: una orden de compra es una entidad que puede venir en un medio que puede ser impresa, digital, verbal, etc.
• Las entidades se pueden transformar y son distintasde la infraestructura la cual no se transforma.
Las entidades pueden ser:
• De entrada: se crean fuera del alcance del proceso y se utilizan dentro del mismo. Ejemplo una orden de pedido que fue elresultado del proceso comercial y que es input para el proceso operativo (el cual es el proceso en estudio).
• De salida: se crean dentro del proceso y se utiliza fuera del alcance del mismo.Ejemplo: Se crea una guía despacho en el proceso operativo (proceso en estudio) para ser utilizado en el proceso de logística para despacho del producto al cliente.
• Internas: se crean y utilizan dentrodel mismo proceso. Ejemplo: una orden de trabajo que asigna las actividades a los trabajadores y que luego de concluir la actividad se destruye.
Actividades ¿Cómo?
Las actividades son los pasos que serequieren para transformar entidades, lo cual requiere un esfuerzo para ser completadas.
Deben tener un nombre claro, que refleje la acción/trabajo realizado.: Verbo (¿Qué se hace?) + Sustantivo...