545345
Páginas: 5 (1030 palabras)
Publicado: 20 de agosto de 2014
Procedimiento Generación Nota de Crédito
ADVERTENCIA
Este documento y la información contenida en él son de exclusiva propiedad de ULTRAMAR AGENCIA MARITIMA LTDA. No debe ser reproducido el todo o parte, o de otra forma expuesto fuera de la empresa, sin la autorización del Gerente General.
Tabla de Contenidos1 DiagramA 1
Versión: 1.0
Autor: nlagos
PROCESO GENERACIÓN NOTA DE CRÉDITO
1.1 ELEMENTOS DEL PROCESO
1.1.1 Solicitud de NC
Descripción
La solicitud de NC se envía mediante correo electrónico y se aplica para los siguientes casos:
Cuando el cobro no corresponde.
Duplicidad de cobro.
Cobro a otro consignatario.
Rebaja de Factura (por cantidad o tarifa).
Nota de créditoadministrativa para corregir datos del contribuyente (sin valores), excepto la razón social. Oficio SII 105/90.
Descuentos comerciales (Previa autorización del Gerente/Agente y SD para validación de posible contingencia tributaria)
El usuario que toma conocimiento de la necesidad de emitir una nota de crédito por el motivo que corresponda, deberá llenar formulario de solicitud en forma íntegra ysolicitar aprobación mediante firma del Jefe de Negocio o Supervisor, puesto que este documento será la base para resumir toda la casuística además de ser necesario para continuar el proceso.
Responsable
ÁREA DE NEGOCIO
1.1.2 Completar Formulario
Descripción
En el recuadro del formulario donde indica motivo y causa-origen, se debe seleccionar sólo una combinación junto con completarel resto de los datos solicitados. Tratándose de anulaciones de facturas se debe hacer una Nota de Crédito por cada factura, lo mismo sucede con las Notas de Crédito administrativas y rebaja de documentos.
Cuando se trata de rebajas se pueden agrupar facturas, pero por una restricción de SAP que no permite referenciar a varias facturas, también se procederá a emitir una a una. Si lasolicitud/emisión de una NC que anula 100% una factura se produce al mes subsiguiente de emitida la factura en cuestión, se perderá el IVA, es por eso que en estos casos adicionalmente se debe contar con la autorización del Gerente/Agente de la sucursal.
En resumen, se debe tener en consideración lo siguiente:
Para anulación de facturas el plazo de anulación es hasta el período siguiente de la emisión de lafactura.
Para rebaja, el plazo es hasta el período subsiguiente a la emisión de la factura.
El formulario está en SharePoint (última versión) para todos los usuarios que lo requieran y lo podrán ver y descargar ingresando al vínculo asignado al nombre del formulario que se muestra a continuación:
FRM ADM 03 - Solicitud Emisión Nota de Crédito
O bien ingresando directamente al portalSharePoint:
Portal Agencias Ultramar Chile Controller Formularios FRM ADM 03
Responsable
ÁREA DE NEGOCIO
1.1.3 CARGAR formulario
Descripción
Se debe cargar formulario disponible en SharePoint junto con la factura correspondiente (tanto la que anula como la de remplazo, si la hubiere).
Consideraciones:
Formulario completadose deberá despachar a SD SCL en los casos que la NC se genere en Negocio Agenciamiento, Lanchas, Negocio Aéreo, Representaciones o Negocio Logístico.
Formulario completado se deberá despachar a SD GLOBALDESK en el caso que la NC sea generada en el Negocio Globaldesk.
Responsable
ÁREA DE NEGOCIO
1.1.4 Recepción Formulario y Revisión de NC
Descripción
El área central revisará lassolicitudes y se procederá a notificar en SharePoint el estado de la solicitud. En caso de falta de información y/o entrega de dctos, se informará por la misma vía al área de negocio correspondiente. La revisión de la NC es realizada para contrastar montos de tarifas, para esto se revisa la información subida en SharePoint y los cargados en sistema legado de la unidad solicitante. Además, se verifican...
Procedimiento Generación Nota de Crédito
ADVERTENCIA
Este documento y la información contenida en él son de exclusiva propiedad de ULTRAMAR AGENCIA MARITIMA LTDA. No debe ser reproducido el todo o parte, o de otra forma expuesto fuera de la empresa, sin la autorización del Gerente General.
Tabla de Contenidos1 DiagramA 1
Versión: 1.0
Autor: nlagos
PROCESO GENERACIÓN NOTA DE CRÉDITO
1.1 ELEMENTOS DEL PROCESO
1.1.1 Solicitud de NC
Descripción
La solicitud de NC se envía mediante correo electrónico y se aplica para los siguientes casos:
Cuando el cobro no corresponde.
Duplicidad de cobro.
Cobro a otro consignatario.
Rebaja de Factura (por cantidad o tarifa).
Nota de créditoadministrativa para corregir datos del contribuyente (sin valores), excepto la razón social. Oficio SII 105/90.
Descuentos comerciales (Previa autorización del Gerente/Agente y SD para validación de posible contingencia tributaria)
El usuario que toma conocimiento de la necesidad de emitir una nota de crédito por el motivo que corresponda, deberá llenar formulario de solicitud en forma íntegra ysolicitar aprobación mediante firma del Jefe de Negocio o Supervisor, puesto que este documento será la base para resumir toda la casuística además de ser necesario para continuar el proceso.
Responsable
ÁREA DE NEGOCIO
1.1.2 Completar Formulario
Descripción
En el recuadro del formulario donde indica motivo y causa-origen, se debe seleccionar sólo una combinación junto con completarel resto de los datos solicitados. Tratándose de anulaciones de facturas se debe hacer una Nota de Crédito por cada factura, lo mismo sucede con las Notas de Crédito administrativas y rebaja de documentos.
Cuando se trata de rebajas se pueden agrupar facturas, pero por una restricción de SAP que no permite referenciar a varias facturas, también se procederá a emitir una a una. Si lasolicitud/emisión de una NC que anula 100% una factura se produce al mes subsiguiente de emitida la factura en cuestión, se perderá el IVA, es por eso que en estos casos adicionalmente se debe contar con la autorización del Gerente/Agente de la sucursal.
En resumen, se debe tener en consideración lo siguiente:
Para anulación de facturas el plazo de anulación es hasta el período siguiente de la emisión de lafactura.
Para rebaja, el plazo es hasta el período subsiguiente a la emisión de la factura.
El formulario está en SharePoint (última versión) para todos los usuarios que lo requieran y lo podrán ver y descargar ingresando al vínculo asignado al nombre del formulario que se muestra a continuación:
FRM ADM 03 - Solicitud Emisión Nota de Crédito
O bien ingresando directamente al portalSharePoint:
Portal Agencias Ultramar Chile Controller Formularios FRM ADM 03
Responsable
ÁREA DE NEGOCIO
1.1.3 CARGAR formulario
Descripción
Se debe cargar formulario disponible en SharePoint junto con la factura correspondiente (tanto la que anula como la de remplazo, si la hubiere).
Consideraciones:
Formulario completadose deberá despachar a SD SCL en los casos que la NC se genere en Negocio Agenciamiento, Lanchas, Negocio Aéreo, Representaciones o Negocio Logístico.
Formulario completado se deberá despachar a SD GLOBALDESK en el caso que la NC sea generada en el Negocio Globaldesk.
Responsable
ÁREA DE NEGOCIO
1.1.4 Recepción Formulario y Revisión de NC
Descripción
El área central revisará lassolicitudes y se procederá a notificar en SharePoint el estado de la solicitud. En caso de falta de información y/o entrega de dctos, se informará por la misma vía al área de negocio correspondiente. La revisión de la NC es realizada para contrastar montos de tarifas, para esto se revisa la información subida en SharePoint y los cargados en sistema legado de la unidad solicitante. Además, se verifican...
Leer documento completo
Regístrate para leer el documento completo.