Administracion

12 pasos para administrar proyectos. =P
Hoy en día la mayoría de las empresas reconocen la necesidad de Administrar sus proyectos mediante herramientas y métodos especializados para el manejo de esfuerzos temporales y quizás novedosos, esto ofrece el crecimiento y éxito de las estrategias del negocio.

Los proyectos son la clave al crecimiento en esta nueva era de competencia. El trabajo deplaneación, normalmente es mucho más barato que el de ejecución, por lo que siempre es bueno tener en mente que ningún proyecto es tan urgente como para no dedicarle tiempo suficiente a su planeación.

Por tanto, existe una serie de pasos, en total doce que pueden llevar de la mano para la planeación y ejecución de manera exitosa de un proyecto en cualquier índole.

1. Nunca inicies sin tener unobjetivo bien definido. Muchos proyectos se originan con bases as ideas sueltas o buenos deseos. Nunca empieces a trabajar de manera desordenada sin tener dirección establecida. Si el objetivo del proyecto no ha sido suficiente y claramente definido por aquel que inicia esta ardua tarea, normalmente alguien con mayor jerarquía lo determinará el proyecto, esto conlleva a que ni la planeación, nila ejecución del proyecto deben comenzar aún. Es muy importante establecer por escrito cuál es la misión del proyecto (producto o servicio), establecer objetivos específicos y que restricciones se tienen para cumplir. Establece los beneficios que brindaría al término del mismo, obtén el consenso de los involucrados a través de experiencia en el área.

2. Fragmenta el proyecto. Muchos proyectosparecen no tener ni pies ni cabeza, claro, cuando se está gestando la planeación del mismo. La mejor estrategia de los expertos en administrar proyectos es, “Divide y vencerás”. Una ves definidos los objetivos, fragmenta o divide de forma gradual el proyecto en cuatro o cinco partes grandes, a esto comúnmente se le denominan fases, etapas o partidas. Con esto te permitirá subdividir en pequeñosgrupos de trabajo hasta llegar a niveles de de actividades o tareas específicos.

3. Invierte tiempo en la planeación. Un principio básico de la Calidad Total y que podemos aplicar a todos los proyectos es precisamente invertir tiempo en este tema, la planeación. Esto trae un ahorro considerable en la ejecución, al analizar los proyectos previamente el camino que se a de seguir y por lo tanto evitarlos retrabajos que pueden impactar en costos muy altos para el proyecto, desviaciones de tiempo y costo. La planeación es definitivamente más económica que la ejecución misma, pero, al no realizar un plan bien definido y pensado de acuerdo al escenario del proyecto pudiera llevar a resultados contrarios.

4. Involucra al equipo de trabajo, tanto la planeación como el control. Muchos líderes deproyectos cometen el gran error de realizar individualmente la mayor parte del trabajo administrativo, esto no debe de ocurrir así. Al compartir y sobre todo involucrar al equipo del proyecto, el trabajo de planeación y control se enriquece de manera importante ya que son ellos los usuarios finales que trabajará día a día con aquello que se estableció en el proyecto y son dueños de los procesosclaves que están inmersos al proceso. Por ellos debe existir, compromiso y entendimiento por parte de los involucrados.

5. Haz que tu equipo de trabajo sea lo más tangible posible. Contribuye a fomentar el sentido de unidad e identidad en cualquier equipo de trabajo. El líder de proyecto por consecuencia, deberá de fomentar los canales alternativos para concretar la sinergia necesaria.

6.Trata de `revenir los problemas antes de que ocurran. Este tema va de la mano con respecto a la planeación del proyecto, aunque suene difícil, no lo es tanto pero un buen análisis de los riesgos a los que se enfrenta un proyecto y su efectiva administración (Evaluación, priorización y respuesta) minimizan o en algunos casos eliminan por completo, muchos de contratiempos y problemas a los que el...