Adminsitración proceso

Consultoría Organizacional
Metas, eficiencia y eficacia
LA ORGANIZACIÓN Y SUS PROBLEMAS
Cuando sintetizamos los aspectos analizados acerca de la organización, las unidades operacionales, funcionales y de apoyo, así como las ideas básicas acerca de los indicadores de desempeño podemos ir acercándonos al conocimiento de la misma, detectar sus problemas y conocer más a fondo el espectro causal,lo que permite tener una mayor claridad en el proceso que lleve a la toma de decisiones correctas ante situaciones específicas para resolver los problemas mediante las acciones sobre las causas que los generan.
Todo directivo y trabajador cualquiera sea su nivel se enfrenta a diario con disímiles problemas, y la solución de un problema es fruto de una decisión en la literatura ocurre con muchafrecuencia que el tema de la solución de problemas al estar asociado a las decisiones se vincule únicamente con los directivos, ustedes están claros que no es exactamente así, y queremos que se comprenda que aunque desde luego existen delimitaciones de autoridad, estas no pueden afectar el logro de los objetivos y en no pocas organizaciones la excesiva centralización de las decisiones pone enpeligro y en situación verdaderamente difícil a aquellos trabajadores que se relacionan directamente con los clientes y participan en los “momentos de verdad”, por tanto todo lo que se aborde al respecto es válido para directivos y trabajadores que a diario se enfrentan Problemas y debe decidir la acción más conveniente acorde la situación.
Vale la pena hablar un poco acerca de lo que es un problema yaque la solución de los problemas en las organizaciones es la tarea diaria de todos los directivos y de sus trabajadores y resulta tarea de los consultores ayudarlos en este empeño.
Se dice que hay un problema cuando existe una diferencia entre un estado actual (Ea) y uno deseado (Ed) o esperado y precisamente la diferencia entre ambos será la magnitud de dicho problema. Hay un problema cuando enun departamento el lunes deben asistir 20 personas y solo llegan 10, o cuando la organización debe entregar un pedido de 100 unidades y solo tiene 50, o cuando se partió de un presupuesto de materia prima que se hizo a 5 $ / Kg y ahora asciende a 10 $ / Kg, también hay problemas cuando el nivel de satisfacción del cliente debió ser del 95% y solo llega al 80%, o cuando hay un suministro que seagotó pues el suministrador no ha cumplido con la entrega.
Las 5 situaciones descritas desde luego son problémicas y será menester tomar decisiones y emprender acciones para su corrección y mejora.
Pero ¿qué diferencias de orden metodológico tienen ellas?
Las situaciones 1,3 y 5 están relacionadas con la EFICIENCIA, son causas que seguro repercutirán en su efecto negativo para la razón misma dela organización.
Las situaciones 2 y 4 están directamente relacionadas e impactan en el cliente por lo que tienen que ver con la EFICACIA de la organización y desde luego serán claramente problemas al primer nivel de esta. Para un consultor este análisis y derivación causa y efecto partiendo de los niveles de la organización se constituye en una herramienta metodológica de gran utilidad para irordenando jerárquicamente todas las situaciones problémicas.
Resumiendo estas ideas podemos plantear que los problemas de cualquier sistema (o subsistema) en primer lugar estarán en sus salidas y el resto serán causas de este efecto.
Por tanto los problemas de una organización estarán vinculados a su meta y objetivos, si no estamos satisfechos con ello desde luego tendremos problemas que resolvery los restantes factores que impiden alcanzar lo deseado serán las causas de dicho problema.
Los indicadores de desempeño vinculados con la EFICACIA deben ser los relojes que permitan saber a la dirección si se mejora y si debemos darle solución a los mismos lo que significa actuar sobre las causas o sobre aquellas causas que puedan tener un mayor impacto y permitan restaurar el estado deseado...