Conservación digital del acervo documental del Poder Judicial

Conservación digital del acervo documental del Poder Judicial: informe sumario.
Lic. Danilo Enrique Segura Mata. Actualmente en: Juzgado Penal Juvenil de San José.
Introducción al problema:
El quehacer de los Tribunales implica tradicionalmente el uso de papel. Ya sea que los documentos los confeccionen las partes, los produzcan los Despachos o los remitan las otras institucionespúblicas, la labor judicial es representada por el expediente, el cual contiene las actuaciones de parte y las decisiones judiciales impresas y contenidas en papel. Y no cualquier papel: papel blanco, esto es blanqueado químicamente, y que tiene un costo mayor al del papel de color natural, el cual se obtiene gracias a un proceso de explotación forestal. De ahí que consumir papel tenga dos costosiniciales: el económico y el ecológico.
Una vez consumido, el papel tiene un tercer costo: el espacial. El expediente de papel tiene peso y volumen por sí mismo y considerado como una unidad entre decenas de miles de expedientes. Algunos pesan unos gramos, otros pesan kilos, y otros (los menos afortunadamente), por sí solos equivalen a decenas o cientos de expedientes. Al planificar la construcciónde un edificio del Poder Judicial el arquitecto debe prever el peso de los materiales, de las personas, de los equipos, y el “peso muerto” de los expedientes, lo que obliga a dar a tales edificaciones una estructura reforzada. Asimismo, debe prever la existencia de amplios espacios de almacenamiento, o habilitarlos sobre la marcha aunque sus condiciones resulten inapropiadas. Tales previsionesrestan áreas a las labores habituales, y generan riesgo de incendio y de infestación por plagas, entre otras posibilidades.
Opciones de conservación del acervo documental:
El Poder Judicial maneja en esencia tres tipos de documentos: los procesales, los administrativos y los bibliográficos. Los documentos procesales son los expedientes que se tramitan para el público en todos y cada uno de losdespachos; los documentos administrativos son aquellos que reflejan y hacen operativa la administración de justicia como función orgánica del Poder Judicial; y los documentos bibliográficos son aquellos documentos que tienen funciones informativas y formativas, como libros, periódicos, revistas, circulares de procedimiento, etc.
Normalmente, estos documentos se mantienen en oficinas y despachosen tanto se gestiona su trámite, no han sido archivados y no se ha vencido su plazo de conservación y, en suma, resultan útiles y necesarios. Esto es, que en tanto el documento no haya sido destinado a su destrucción, requiere de espacio en el Juzgado o la oficina correspondiente.
Este problema ha generado cuatro tipos de propuestas, cada una de las cuales genera un costo económico directorepresentado por la compra de equipos, medios y programas, y un costo económico indirecto: pago de personal y presupuesto para planta física:
1- Se conservan los documentos originales indefinidamente. Abogan por esta opción los procesalistas, en virtud del derecho de las partes a pedir la revisión de la sentencia en el futuro, cercano o no. El problema de esta propuesta radica en que no resuelveel problema en tanto no se cuente con una instalación de almacenamiento de gran tamaño en un lugar de fácil acceso, en la cual no solo se preserven los expedientes, sino que estén organizados y sean asequibles para su consulta y gestión por medio de personal calificado.
2- Se conservan los documentos originales y se dispone de ellos vencido un plazo determinado, sin conservar un respaldo. En estaopción una de las partes, asumiendo el carácter de “dueña” del expediente, podrá reclamarlo, lo cual eventualmente podría causar indefensión a la otra parte que no tendrá acceso al mismo, y en caso de que nadie asuma la custodia del expediente, este será destruido, de ser posible convirtiéndolo en material para reciclaje. Con esta opción se pierde toda la información.
3- Se microfilman los...