Contrato de obra a libro abierto

American Bar Association
Foro de la industria de la construcción

Uso de contabilidad a libro abierto en contratos a base de costos reembolsables

por
Bob Meynardie
Meynardie & Nanny, PLLC
Raleigh, North Carolina

Alan F. Nagorzanski
Veritas Advisory Group, Inc.
Dallas, Texas

Presentado en la reunión de invierno de 2012
Estrategias legales innovadoras desarrolladas paraproyectos retadores
Houston, Texas. Febrero 2 -3, 2012


En los últimos años, la industria de construcción ha mostrado gran interés en el establecimiento de métodos de mayor colaboración en la ejecución de proyectos. Un componente de estos esfuerzos colaborativos es compartiendo los registro contables y la información entre los involucrados, a esta forma de compartir la contabilidad abierta, se leconoce como CONTABILIDAD A LIBRO ABIERTO (CLA). El presente artículo examina el uso de la contabilidad a libro abierto (CLA) en la industria de construcción, y se enfoca particularmente en el uso y aplicación de las cláusulas libro abierto de los contratos, en los sistemas de contabilidad que mejor se apegan a la ejecución de proyectos a libro abierto, en los tipos de proyecto que permite por sunaturaleza esta modalidad contable y en ciertas ventajas y desventajas asociadas al uso de la CLA.






Introducción a la contabilidad a Libro Abierto (CLA)

Ninguna definición por sí misma abarca todas las interpretaciones y usos de la contabilidad a libro abierto. Conceptualmente, la CLA describe un acuerdo en el cual, las partes interesadas, pactan en el contrato, otorgar uno al otroamplio acceso a sus bases de datos contables, mucha más allá de lo que se acostumbra en un ambiente tradicional de negocios. Un contrato de CLA normalmente garantiza acceso a diferentes niveles de información en forma periódica y constante “a tiempo real”. El nivel de acceso, la forma en la que éste está dispuesto y la aplicabilidad de la información es única y no responde a ningún estándar de laindustria, por lo que los involucrados deben definirla claramente al comienzo del contrato.

En la industria de construcción, la CLA consiste en una forma de administración estructurada y abierta a la consulta de información contable (entre propietario y contratista), algo que tradicionalmente se maneja de forma confidencial. Teóricamente, no debería existir ningún tipo de información no compartidaentre las partes; el costo o la documentación contable, que van desde lo estimado hasta el rastreo de información deben compartirse. Datos como compra de materiales, renta de equipo, subcontratos y medición de la productividad en obra especializada y que habitualmente conservados por el contratista, deben abrirse para en beneficio de la relación Cliente-contratista y para apoyar la toma dedecisiones en el proyecto. Esta forma de compartir información permite al propietario involucrarse en las decisiones relacionadas con las compras mayores, el uso de equipos, el tamaño de la plantilla laboral, el tiempo extra y/o los cambios no contemplados.

Para que el proceso de CLA sea efectivo, la información del costo debe estar completa, transparente, confiable, lista y accesible; el acceso ala información bajo libro abierto debe estar definido en los términos y condiciones del contrato y debe cubrir las necesidades de proveeduría de información en los términos acordados. El contrato deberá definir específicamente a los representantes que tendrán acceso a la contabilidad y tomar las medidas de seguridad que se requieran, para proteger la confidencialidad de toda la información sensibleo de propiedad. La CLA nunca debe significar acceso irrestricto o descontrolado a los datos sensibles del proyecto, salvo aquellos específicamente estipulados por el contrato. Cierta información relacionada con sueldos, bonos, dividendos, gastos de licenciamiento (permisos) así como el gasto corriente de la oficina, pueden gozar de confidencialidad y no ser parte esencial de los términos del...