El analisis

EL ANALISIS

Consiste en separar las funciones esenciales, es decir, diferenciar entre lo que se debe hacer y lo que se hace. El análisis no es trabajo de una sola persona, cuanto más críticas se hagan y más ideas se aporten, no se incluirán cosas que no sirvan.

Para analizar la información recabada es conveniente reponer a las preguntas: qué, quién, cómo, cuándo, dónde, y por qué se realizael trabajo.

¿Qué trabajo se hace? Se cuestiona sobre la naturaleza o tipo de labores que se realizan en la unidad administrativa y los resultados que de éstas se obtienen. En el caso de un procedimiento, se trata de saber qué operaciones se efectúan para lograr el cometido o propósito del mismo.

¿Quién lo hace? Se refiere a las unidades que intervienen en el procedimiento y al factor humanoya sea como individuos o como grupos, y a sus aptitudes para la realización de un trabajo específico; también se cuestionan las actitudes del personal hacia el trabajo y las relaciones laborales entre las personas y grupos.

¿Cómo se hace? Se refiere a los métodos y técnicas aplicados para realizar el trabajo y la forma en que han sido adoptados y adaptados en la Institución. Así tambiéninterroga acerca de los equipos e instrumentos que se utilizan en el desarrollo de las labores.

¿Cuándo se hace? Se refiere a la información sobre la fase y secuencia del trabajo, así como los horarios y tiempos requeridos para obtener resultados o terminar una operación.

¿Dónde se hace? Se refiere a la ubicación geográfica y domicilio de las oficinas, funcionalidad de los locales y distribucióninterna del espacio con relación a las operaciones y tareas del personal.

¿Por qué se hace? Busca la justificación de la existencia de ese trabajo o de su procedimiento. Con esta pregunta también se pretende conocer los objetivos de las acciones que integran el procedimiento, para así saber si alguno o algunos de éstos no tiene objeto que se sigan desarrollando.

El análisis y crítica de lainformación, debe realizarse desde diversos puntos de vista.

- ¿Las operaciones que lo integran siguen un orden lógico y constante?

- ¿Es lo más sencillo y claro?

- ¿Pueden mejorarse las operaciones?

- ¿Es posible eliminar las demoras?

- ¿Existen cuellos de botella que deban eliminarse?

- ¿Tienen flexibilidad necesaria?

- ¿La información que proporciona, es la necesaria y seobtiene con oportunidad?

- ¿Permite cumplir los objetivos, con el mínimo costo posible?

- ¿Reúne los requisitos de control interno?

Adicionalmente el analista responsable del estudio procederá al análisis de las operaciones que integran el sistema para estudiar si son las más adecuadas. Este análisis se hará conforme a los siguientes puntos:

- En relación al origen y finalidad de laoperación:

¿Por qué se hace?

¿Para qué se hace?

- En relación al lugar:

¿Dónde se hace?

¿Por qué se hace ahí?

- En relación a la secuencia:

¿Cuándo se hace?

¿Por qué se hace en ese momento?

- En relación al método:

¿Cómo se hace?

¿Por qué se hace de ese modo?

- En relación al volumen y tiempo:

¿El número de las operaciones y el tiempo en que se realiza está deacuerdo con la distribución del trabajo y con los horarios normales?

Con base en el análisis anterior y una vez que se ha llegado al convencimiento de que la aplicación del sistema es conveniente, se procederá a hacer una revisión de los siguientes aspectos:

Registros

- ¿Son claros?

- ¿Son costeables?

- ¿Son sencillos?

- ¿Son los necesarios?

Informes y Reportes

- ¿Sonútiles en todos sus aspectos para las personas a quienes están dirigidos?

- ¿Son completos?

- ¿Reflejan la situación real y actual de las funciones?

- ¿Son oportunos?

- ¿Son claros?

- ¿Cuál es su finalidad concreta?

- ¿Pueden ser simplificados?

- ¿Existen informes proporcionados por otros departamentos?

- ¿Respetan los niveles de autoridad y jerarquía?

Formas impresas

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