formas

En este capítulo se desarrollan los lineamientos fundamentales para analizar, diseñar y controlar las formas en su concepción más sencilla y clara. Debido al gran volumen de información que existe en la organización, se necesita manejar formas para homogeneizar y racionalizar el trabajo. De otro modo, la proliferación indiscriminada de datos podría entorpecer o retrasar las actividades, con laconsecuente elevación de costos administrativos y materiales. Por costos administrativos se entiende el aumento de las cargas de trabajo derivado del manejo excesivo de información y la complicación de las acciones debida al volumen de papelería necesario para su desahogo.
La eficacia con que se atienden los aspectos relacionados con las formas en una institución repercute directamente en lafluidez y precisión con que puede hacerse frente prácticamente a todos los asuntos relativos al desarrollo de procesos, la ejecución de funciones, instalación y operación de sistemas, definición de procedimientos, prestación de servicios y/o venta de productos.
Así, en la medida en que una organización controla su operativa interna y cuida sus recursos en esta materia, sus posibilidades de lograr susobjetivos en términos de eficiencia y calidad serán mayores.
DIFERENTES CONCEPTOS
Es una herramienta o medio de comunicación escrito, normalmente impreso que, por lo general, contiene información fija y espacio para incluir información variable.
Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, según el tipo de información y el grado de dificultad pala su llenado, puede acompañarse deun instructivo.

OBJETO DE SU UTILIZACION
Las formas representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencillo, claro y funcional, ya que permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escritos. Normativamente, constituyen un documento fuente para efectos legales, de consulta o ambos.
PROPOSITOS DEL ANALISIS, DISEÑO YCONTROL DE FORMAS
Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la organización.
Conocer el número exacto requerido.
Mejorar la eficiencia de los procesos y procedimientos.
Contribuir a racionalizar las cargas de trabajo.
Asociar correctamente la estructura orgánica con su clasificación por aéreas, unidades o ambas.
Normalizar las que se encuentren en uso con diseñoselaborados técnicamente.
Controlar las provisiones y el consumo estrictamente necesarios.
Economizar mediante la racionalización del uso y diseño.
Contar con un catalogo de formas acorde con las necesidades de la organización.
Mantener un control de calidad de su producción o compra.
Definir los criterios técnicos para su revisión y actualización.
IMPORTANCIA DE LAS FORMAS IMPRESAS
Lasoperaciones administrativas que se efectúan en una organización generalmente requieren documentos para dejar constancia de su ejecución. Cuando estas operaciones son numerosas y repetitivas se utilizan formas impresas, cuyo uso incide de manera directa tanto en la simplificación del trabajo como en la calidad de la información que se maneja; por ello, es necesario tener en cuenta los elementos siguientes:Su contenido.
La cantidad de ellas que se utiliza.
El costo que representan.
El grado en que permiten imprimir celeridad y cohesión a las acciones.
Su función como vehículo para generar y transmitir información.
ANALISIS
Al revisar el contenido de una forma en cuanto a condiciones materiales —tamaño, papel, tinta, clase de impresión, encuadernación y frecuencia de uso—y consideracionesfuncionales —identificación, objetivo, información, estructura, tipo y secuencia de datos— deben considerarse los aspectos que siguen:
Formas cuyas dimensiones no coinciden con el tamaño de los equipos en que se procesan o son excesivas para los datos que contienen.
Duplicación de formas para un mismo fin.
Exceso de formas de poco uso.
Formas con un número de copias innecesario.
Formas cuyo...