Guía autoaprendizaje

GUIA DE AUTOAPRENDIZAJE No. 2

1. Elabore un cuadro sinóptico donde clasifique los documentos comerciales que intervienen en el proceso contable (No Contables y Contables).























o











Hoja de VidaContrato de Arrendamiento

Contrato de Trabajo

2. Identifique y diligencie en formatos reales, los siguientes documentos, teniendo en cuenta los requisitos comerciales y legales que deben cumplir cada uno: Recibo de caja, Comprobante de Egreso, Factura , Nota de Contabilidad, Nota Débito, Nota Crédito, Consignación Bancaria.3. Consulte y haga un resumen de los siguientes temas:

-Capítulo 2 “Los Archivos Administrativos”
-Capítulo 4 “Evaluación y Selección delos Documentos de Archivo”
-Capítulo 6 “Manejo Automatizado de la Información”


MANEJO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS


El Departamento de Administración de Documentos, pretende un mejor manejo en cuanto a los archivos de cada empresa o ente económico, este pensando en una buena organización plantea el siguiente esquema de trabajo, el cual pretende que una vez concluido el programa:

•Cada Dependencia realizará el traslado anualmente.

• Sólo se conservará en las oficinas la documentación del año en curso; el resto reposará en el Archivo General.


• El Archivo General contará con los recursos necesarios para la organización, conservación y recuperación de la documentación, en cualquier momento; a través de bases de datos y personal especializado en administración documenta.Para lograr esto se manejarán tres tipos de archivo:

ACTIVO: El que conserva cada dependencia por el transcurso del año.

SEMIACTIVO: El que conserva el Archivo General y de acuerdo a unas tablas o políticas de retención podrá irse depurando nuevamente.

INACTIVO O HISTORICO: Está constituido por aquellos documentos de carácter permanente, dada su relevancia. De igual manera seconservará en el Archivo General


El primer paso en cada una de las dependencias para la organización del archivo, es dividir la documentación en tres grandes grupos, y éstos a su vez, en subgrupos. Se abrirá una carpeta por cada año, organizando los documentos en orden ascendente de acuerdo a la fecha o la numeración si es que la posee



Una vez se hayan organizado los grupos de documentos, seprocede a la selección documental que comprende:

1 Conservación

2 Descarte o destrucción

3 Traslado al archivo central


Luego de haber realizado la separación de la documentación por grupos, la selección documental y el descarte, se procede a la organización física del archivo como tal. Para lo cual se aconseja proceder así: Todos los documentos deben ir legajados (teniendo en cuenta queno sen pierda información) en carpetas que estarán debidamente marcadas con base en el grupo principal y el subgrupo respectivo. Para un mejor manejo se recomienda que cada tipo de archivo tenga una carpeta de color respectivo.


Todos estos tipos de organización de archivos administrativos es para obtener un mayor orden y buena ejecución de cada archivo correspondiente según su valor deimportancia, y que en dado momento necesite la consulta de cualquier documento sea posible el hallazgo de dicha información necesaria teniendo todo bien diligenciado de acuerdo a las anteriores pautas que nos dan el departamento de administración de documentos.


4. Consulte:

Título III “De los Títulos Valores”

Generalidades
Títulos Nominativos
Título a la Orden
Títulos al Portador...