informatica

MANEJO DE DATOS EN ACCESS
¿Por qué utilizar Access?
En los módulos anteriores, utilizamos Microsoft Excel para manejar la información como Base
de Datos, descubriendo lo fácil y sencillo que es esta herramienta. Pero, si seguimos
avanzando con los requerimientos de nuestros clientes, de seguro, nos van a surgir nuevas
especificaciones de mayor complejidad, con más de una tabla, yrelacionadas entre sí.
Hasta este punto llegamos con Excel, ahora surge la necesidad de utilizar una herramienta que
esté diseñada especialmente para cubrir estas nuevas especificaciones. Ese software se
denomina “Base de Datos”, y en particular estudiaremos Microsoft Access.

Cuando se utiliza más de una tabla y es necesario relacionar datos de
una, con datos de la otra (Base de Datos Relacional),conviene utilizar
una aplicación específica para Base de Datos como por ejemplo Microsoft
Access.
Para Access una Base de Datos es un contenedor de objetos.

Cuando en Excel nos referíamos a Base de Datos, era equivalente a una tabla, ahora en
Access nos estamos refiriendo a una colección de tablas, formularios, relaciones, consultas e
informes que nos permiten organizar, manejar y presentarla información.
Access es una base de datos relacional, en la que la información se almacena en tablas, las
cuales se vinculan entre sí por medio de relaciones. Estas relaciones permiten ingresar
información en una tabla y conectarla con un registro determinado en otra tabla, a través de
una clave o campo identificador.
¿Cuales son los elementos que componen una base de datos?
Tablas:almacenan la información. Pueden existir muchas tablas dentro de una base de
datos, las que pueden ser usadas independientemente para almacenar información
relacionada entre sí. La estructura de una tabla, es la misma que vimos en el módulo
anterior, donde se agrupan registros, los cuales están formados por diferentes ítems
denominados campos.
Formularios: al igual que con Excel, se utilizan paraingresar o modificar la información
dentro de la tabla.
Consultas: a través de ellas podemos recuperar y mostrar la información de forma
organizada. Es como una pregunta que se le hace a la base de datos, y el resultado es un
conjunto de registros que cumplen con el criterio o condiciones especificadas en la
pregunta.
Informes: se utilizan para darle a la información un formato de salida, quenos permita su
impresión y posterior análisis con facilidad.

¿Cómo se nos presenta Access?

Abrir una base
de datos en
blanco

Veamos cómo se puede crear una base de datos nueva.
En Access, usted puede crear una base de datos empleando un Asistente o partiendo de cero
sin utilizar el asistente, es decir sin ayuda.
El Asistente para Bases de Datos propone utilizar modelos de distintasbases de datos, los
cuales ya tienen resuelta la parte de diseño, dado que traen incorporados todos los objetos
necesarios para trabajar. Posteriormente, es posible modificarlos, borrando o agregando
nuevos objetos.
Crearemos nuestra Base de Datos sin Asistente.
¿Cómo llevaremos esto a cabo?
Tal como pretendimos mostrarle a través del gráfico anterior, existen diferentes alternativas
paracrear una base de datos en blanco:

Haciendo clic en Base de datos en blanco…, en el
panel de tareas que encontrará a la derecha de la
pantalla.

Seleccionando la opción Nuevo del menú Archivo.

Haciendo clic en el ícono Nuevo de la barra de
herramientas.
Una vez que Ud. le asigna un nombre para identificarla, Access crea una base de datos en
blanco y le agrega la extensión mdb, porejemplo Distribuidora.mdb, mostrando la siguiente
ventana:

En esta ventana Base de datos, en el sector izquierdo se muestran los diferentes tipos de
objetos que podemos agregar a nuestro contenedor (Tablas, Consultas, Formularios, Informes,
etc.). En la parte derecha, según el tipo de objeto seleccionado, se muestran los objetos
creados de ese tipo, permitiendo su uso, modificación o...