Licenciatura

1. OBJETIVO.

1.1. Establecer los lineamientos generales para el control de los recursos monetarios destinados a los gastos de viaje en XXX S.A. de C.V. y/o XYZ, S.A. de C.V., con el propósito de minimizar el gasto excesivo y no deducible, contribuyendo a incrementar la rentabilidad para la empresa.
2. CAMPO DE APLICACIÓN.
2.1. Aplica a todos los Empleados de XYZ S.A. de C.V. que por lafunción que desempeñan para la empresa, requieren del uso de viáticos.
3. REFERENCIAS.
3.1. Reporte Semanal de Gastos
3.2. Reporte Semanal de Actividades
3.3. Orden de Pago
3.4. Comprobante de Gastos (Taxis)

4. DEFINICIONES.

4.1. Gasto. Es toda aquella erogación que llevan a cabo los entes económicos para adquirir un bien o servicio para poder realizar sus operaciones.

4.2. Sujeto deGasto. Es la persona natural o jurídica que realiza el viaje de negocios.

4.3. Gasto Deducible. Es toda aquella erogación que llevan a cabo los entes económicos al adquirir un bien o servicio, estrictamente indispensable para la realización de la actividad de la empresa y que cumple con los requisitos que marca el Art. 29CFF.

4.4. Gasto No Deducible. Es toda aquella erogación que llevan a cabolos entes económicos al adquirir un bien o servicio el cual, no es estrictamente indispensable para la realización de la actividad de la empresa o no cumple con los requisitos de deducción establecidos en el Art. 29 CFF.

5. DESARROLLO.
5.1. Autorización
Para el pago de los gastos de viaje, estos deberán estar autorizados bajo la siguiente línea:


5.1.1. Los Gastos de Viaje de losGerentes Regionales, estarán autorizados por el Gerente General y/o Gerente Oficina México

5.1.2. Los Gastos del resto del personal estarán autorizados por el Gerente de Oficina México.

5.1.3. Recepción. El Gerente de Oficina México recibirá los reportes de gastos de viaje los martes en el horario de 8:00 a 17:00 hrs, por los tanto deberán ser enviados vía DHL loslunes antes de las 12:00 hrs.

5.1.4. Reembolso. Se realizarán 2 veces por mes, el 2do y 4to jueves de cada mes, siempre y cuando los comprobantes respaldados con su Reporte Semanal de Gastos y Reporte Semanal de Actividades sean recibidos en tiempo y forma de acuerdo al punto anterior.

5.1.5. Los Reportes de Gastos de Viaje y Actividades deben cumplir enteramente con los requisitos deentrega, en caso contrario, no serán aceptados.

5.1.6. El Gerente General tiene la facultad para rechazar la entrega de comprobantes, cuando estos no cumplan con los requisitos que se indican en el punto 5.2.

5.1.7. Al finalizar el mes, el empleado tiene como obligación entregar los comprobantes de gastos erogados en el mismo, como máximo la primera semana del mes siguiente, de lo contrario noserán pagados o en su defecto descontados vía nómina si han sido pagados con TDE.


5.2. Requisitos de Gastos

5.2.1. Los comprobantes de gastos deben ser presentados a la Gerencia de Oficina México con una antigüedad no mayor a 7 días naturales después de haberlos erogado.

5.2.2. Deben presentarse adjuntando el Reporte Semanal de Actividades y el Reporte Semanal de Gastos, indicando sifueron efectuados en efectivo, Tarjeta de Debito Empresarial o Tarjeta de Crédito. En caso de haber solicitado un anticipo, se deberá indicar en el reporte (Sólo empleados del departamento Administrativo)

5.2.3. El Reporte Semanal de Gastos debe estar firmado de autorizado por el Gerente General.


5.2.4. Los comprobantes deben presentarse en hoja tamaño carta, en el caso de que tengan un tamañodiferente a ella deberán pegarse en una (sin doblar, no engrapados, no rotos, ni con diurex, etc.). Pegar todos los comprobantes en orden de acuerdo a una misma razón social o tipo de gasto. También se deberán clasificar por forma de pago: Efectivo, Tarjeta de Debito Empresarial o Tarjeta de Crédito personal, evitando pegar en una misma hoja comprobantes pagados en efectivo, TDE o TC....