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MANUAL DE ACCESS 2000 TISA COMPUTACION

Curso de Access 2000
¿Qué es una base datos? Una Base de datos es un programa que permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestión de fichas de los artículos de nuestro almacén, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Podemos por ejemplo realizar consultastales como ¿qué artículo se ha vendido más este mes? ¿qué clientes compran un determinado artículo? ¿cuál es la ganancia total del mes? etc. Iniciar Access 2000 Cuando ponemos en funcionamiento el programa, nos aparece una pantalla de inicio donde se nos pregunta si queremos: • • • Crear una base de datos en blanco. Utilizar el asistente para crear una base de datos Abrir una base de datosexistente

Como hemos dicho que todo el trabajo será a mano, pasaremos totalmente del asistente y escogeremos la opción Base de datos en blanco. Seguidamente nos aparecerá la típica ventana donde se nos pide el nombre de la base de datos que se creará. La primera base de datos Vamos a comenzar creando una sencilla base de datos que podría servir para gestionar un gimnasio. Esta primera base de datosservirá como ejemplo para comenzar a ver muy por encima los pasos necesarios para trabajar con ella. A lo largo del curso crearemos otra base de datos más completa y veremos opciones avanzadas utilizando esa base de datos. De momento esta primera toma de contacto nos irá bien para familiarizarnos con el programa. Colocaremos un nombre a nuestra base de datos como por ejemplo, Gimnasio y aceptaremosel cuadro de diálogo. Access colocará automáticamente al archivo la extensión MDB. Seguidamente, aparecerá ante nuestros ojos la pantalla inicial para empezar a crear nuestra base de datos:

Observemos que en la ventana aparecen unas pestañas en la parte superior:

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MANUAL DE ACCESS 2000 TISA COMPUTACION Objetos de la Base de Datos Tablas: unidad donde crearemos el conjunto dedatos de nuestra base de datos. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí definiremos los campos y sus características. Más adelante veremos qué es un campo. Consultas: aquí definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...) Formulario: elemento en forma de ficha quepermite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva. Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos. Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas. Módulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual basic Una base de datos comienza con el diseño de unatabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datos necesitamos. En nuestro ejemplo, necesitaremos: • • • • • Matrícula Nombre, apellidos, dirección, etc, del alumno Actividad que realiza Cuota mensual Observaciones

Evidentemente que esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servirá para nuestro objetivo. Vamos a ver primero unos conceptos básicos en el diseño de una BD (enadelante abreviaremos de esta forma la palabra Base de Datos). Campo: unidad básica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una persona Registro: Base de datos: Conjunto de campos. Un registro vendría a ser algo así como una ficha. Conjunto de registros total.

Observa la siguiente ilustración: Para crear una tabla sigue estos pasos: • • • • • • Pulsa Click en el botónNuevo situado a la derecha de la ventana Aparece una ventana con varias opciones: Vista Hoja de Datos: podemos introducir directamente los datos Vista diseño: para definir los campos y sus características Asistente para tablas: un programa nos guía automáticamente en la creación de los campos de la tabla Importar y Vincular tablas: para cargar una tabla externa

Escoge la opción Vista diseño...