metodos de archivo

NORMAS BÁSICAS DE ORGANIZACIÓN
DE ARCHIVOS DE OFICINA
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1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................Pág. 5
2. RECOMENDACIONES BÁSICAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE OFICINA .…………………………………………………………..……….pág. 6
2.1. Documentos de apoyo informativo.
2.2. Documentos administrativos.
2.2.1.Expedientes administrativos.
2.2.2. Series documentales.
2.2.3. Correspondencia.
3. INSTALACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS……………….pág. 11
4. EXPURGOS EN LOS ARCHIVOS DE OFICINA O GESTIÓN…………………..pág. 13
5. TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN AL ARCHIVO UNIVERSITARIO…………………………………………………………………………...pág. 14
5.1. Solicitud de espacio.
5.2. Preparación de los documentos.
5.3.Preparación de las cajas.
5.4. Cumplimentación de la Hoja de Entrega.
5.5. Formalización de la transferencia.
5.6. Transferencia de sellos.
6. PROCEDIMIENTO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS A LAS OFICINAS PRODUCTORAS…………………………………………………………..……………….pág. 19
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7. CORREO ELECTRÓNICO………………………………………………………………..pág. 20
7.1. ¿Cómo determinar si un mensaje de correo electrónico es un documento dearchivo?
7.2. Recomendaciones para su emisión.
7.3. Recomendaciones para su organización.
8. RECOMENDACIONES PARA ODENACIÓN ALFABÉTICA………………….pág. 24
9. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO…………………………..Pág. 26
9.1. El documento digital.
9.2. La firma electrónica.
9.3. Copias auténticas.
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El control de los documentos desde el momento de su producción en lasoficinas es condición indispensable para poder recuperarlos tanto en su calidad de testimonio jurídico- administrativo, como de elemento integrante del patrimonio documental.
Este control desde los momentos iniciales de la vida del documento requiere una estrecha colaboración y coordinación entre las oficinas productoras y el Archivo Universitario.
Es por esa razón que desde el ArchivoUniversitario se ha creído conveniente elaborar estas normas básicas de organización de los archivos de oficina de la Universidad de Sevilla para que los responsables de las distintas unidades y el personal de las mismas dispongan de un instrumento que les permita conocer, de forma sintética los principios generales que rigen la organización de archivos y que les sirva de apoyo en las gestión diaria.5
1. INTRODUCCIÓN
El archivo de oficina está formado por los documentos producidos o recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de las funciones y actividades que tiene encomendadas. Corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos, y en ella deben permanecer mientras dura la formación de los expediente e incluso al terminar ésta, si las necesidades deconsulta por la propia unidad son continuas.
El documento administrativo es el mismo desde que se produce en la oficina, como soporte físico de una gestión determinada hasta que es depositado en un archivo. Lo que cambia a lo largo del recorrido que atraviesa es el tratamiento que recibe y el uso que se hace del mismo. La organización que se le dé en esta primera etapa determinará, dado el volumende los documentos que se genera en la Universidad, las posibilidades de tratamiento que reciba más tarde.
Son tres los principios fundamentales en que se basa una correcta organización de los archivos de oficina:
 Ser reflejo fiel de la actuación de la Universidad de Sevilla.
 Reproducir el orden original en que se han emitido o creado los documentos de acuerdo al procedimientoadministrativo que resuelve el asunto.
 Considerar al expediente administrativo como base de la actuación administrativa.
Entre las funciones del archivo de oficina estarán:
o La formación de los expedientes y la correcta ordenación de las series documentales que produce la propia oficina como consecuencia de su gestión diaria.
o La elaboración de los instrumentos de control e información...