Recepcion y control de doctos

INTRODUCCIÓN

Este trabajo contendrá el proceso de recepción de documentos, el cual se ejemplificará y explicará mediante diagramas, descripción narrativa y el registro de la documentación que llega a la empresa; la cual se realizó en una plantilla que contiene los datos más esenciales: numero, identificación, origen y asunto del documento, nombre del remitente fecha del documento,nombre del destinatario y fecha de recibido. Así como también contendrá los documentos con los cual se realizo ese registro de recepción ordenados de acuerdo a como se encuentran registrados en la plantilla de recepción del documento, continuaremos el proceso con el despacho de los documentos, en el que para un mayor entendimiento se definen cada uno de los documentos, sus elementos, tipos ycaracterísticas y un ejemplo del documento. Siguiendo con el envió como paso final se dará respuesta a los documentos recibidos anteriormente en la recepción: registro y acuse de recibos, contienes conclusiones que darán un mejor entendimiento de lo que se logro con la elaboración de este trabajo y los conocimientos obtenidos acerca de la recepción de archivos.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN:
Severifica si la documentación que se está clasificando es oficial o personal.
DOCUMENTACIÓN OFICIAL:
Se debe analizar es realmente oficial; si cumple con las características requeridas.
ABRIR Y REVISAR:
Abrir los sobres que llegan al buzón de la empresa y analizarlos y revisarlos.
PETICIONES:
Hacer las peticiones solicitadas, según el documento que se ha recibido.
COLOCAR SELLO URGENTE:Sellarlos para que estén en la lista como los documentos primordiales en la espera.
RADICAR:
Procedimiento para asignar un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o productos.
REGISTRAR:
Procedimiento para ingresar los datos de las comunicaciones.
ENVIAR LOS DOCUMENTOS A LA DEPENDENCIA:
Una vez recibido el documento y entregado al destinatario, se envía una respuesta del mismo a laorganización o empresa que mando el documento si este así lo requiere o se elabora un acuse de recibo.


DEFINICIÓN:
La carta es el documento mas usual en la correspondencia mercantil para la intercomunicación, por ser el más flexible y le que permite tratar los asuntos con toda amplitud que cada requiera.
TIPOS:
Carta personal:
Este tipo de cartas se emplean en las empresas opersonas físicas con el fin de comunicar relaciones ajenas a las operaciones de negocios tales como: recomendaciones, presentaciones etc.
Cartas comerciales:
Las cartas comerciales contienes varios aspectos formales; estos se refieren esencialmente a las clases de papel usado en la correspondencia en la forma de calidad en los informes que en los pliegos respectivos deban aparecer.
Cartasde pedido:
Las cartas de pedido comprenden exclusivamente solicitud de mercancías. La cualidad del estilo que debe distinguirlas es la precisión.
Cartas de solicitud:
Las cartas de solicitud comprenden todos los casos en que se pide o se solicita algo, cuya adquisición no va a retribuirse: servicios, muestras, informes, etc. La cualidad de estilo que debe distinguirlas es la cortesía.Cartas de remisión:
Las cartas de remisión comprenden todos los casos de envío, ya sean efectos pada cubrir una orden, o bien, informes, documentos, muestras, etc. Las cartas de remisión pueden ser iniciales, o de respuesta a una carta de solicitud a pedido. La cualidad que debe distinguirlas es la precisión.


Cartas de aviso:
Las cartas de aviso comprenden los casos en el que elfirmante necesita poner un asunto en conocimiento del destinario, o comunicarle una noticia, un acontecimiento, etc. La cualidad del estilo que debe distinguirlas es la claridad.
Cartas de notificación de órdenes:
Las cartas de notificación de órdenes comprenden todos los casos en que el jefe dicta órdenes, o transmite acuerdos de una autoridad superior. Las cualidades del estilo que deben...