tema archivistica







GESTIÓN DOCUMENTAL II
Actividad No 4







Paula Andrea Velázquez Sánchez

Grupo G -4












UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ARMENIA, SEPTIEMBRE DE 2014








GESTIÓN DOCUMENTAL II



ETAPAS DEL CICLO VITAL DEL DOCUMENTOActividad No 4







Paula Andrea Velásquez Sánchez

Grupo G -4





FACILITADOR

Luz Marina Arias González





UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
ARMENIA, SEPTIEMBRE DE 2014





TABLA DE CONTENIDO


ÍNDICE



1. INTRODUCCIÓN2. OBJETIVOS
3. ACTIVIDAD 4
4. CONCLUSIONES
5. WEBGRAFIA













INTRODUCCIÓN

La importancia de los documentos de archivo, radica en la información contenida en ellos independientemente del soporte que estos tengan, un documento además de ser fuente deinformación para la ciencia, la investigación y la cultura, es indispensable para el bienestar de los ciudadanos, la existencia de un documento bien administrado se debe traducir en confianza ciudadana, en tranquilidad colectiva. Pero esto solo se logra cuando se hace una adecuada valoración de los documentos desde el momento de la planeación y en todo el ciclo vital del documento, una adecuadavaloración garantiza la vida de un documento o su desaparición y con ella la desaparición de las historias institucionales y de paso se pone en riesgo la historia de una nación.

Las tres grandes etapas de vida de un documento: (producción, administración y disposición final) asociadas con el archivo de gestión, archivo central y archivo histórico, constituyen el concepto de archivo total y sedebe entender como el ciclo vital del documento.

En este trabajo pretendemos clarificar conceptos y aplicar conocimientos técnicos vitales en el desarrollo de los programas de gestión documental y en particular sobre el ciclo vital del documento evidenciado en los ejercicios propuestos.












OBJETIVO GENERAL
Definir que es un Sistema de Gestión Documental y como se debeimplementar.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
Destacar las fases que se deben tener en cuenta dentro del proceso de implantación del sistema de gestión de archivos.
Explicar cada generalidad del sistema de gestión documental.
Visitar una entidad que tenga implementado un Sistema de Gestión Documental e investigar todo lo relacionado con el sistema.



















1. Defina que esun  SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL y que requisitos se deben de tener en cuenta para su implementación.
Un Sistema de Gestión Documental es un conjunto de normas técnicas y prácticas que son usadas para administrar documentos de todo tipo en una entidad pública o privada con funciones públicas que permiten la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos debenguardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios con el propósito de racionalizar y unificar su tratamiento y administrar la documentación de una forma eficaz y rentable para los usuarios y la organización.
En la actualidad es de gran importancia que la empresas cuenten con un sistema de gestión documental, ya que conél se puede almacenar, recuperar, gestionar, actualizar, localizar, realizar seguimiento a los documentos de la organización y compartir la información de una manera eficaz y oportuna.

Los requisitos que se deben tener para su implementación según la (ISO 15489) son:
Investigación preliminar
Análisis de las actividades
Identificación de los requisitos
Identificación de las estrategias...