Turismo

GUÍA PARA EL ORGANIZADOR DE REUNIONES Y CONVENCIONES

CENTRO DE CONVENCIONES WTC-MORELOS

Consideraciones para la selección del lugar
Listado de verificación para la inspección del lugar El destino Accesibilidad o Facilidad y costo o Proximidad al aeropuerto o Permite el acceso de personas con discapacidad o Servicio de taxi / limusina adecuado o Suficiente espacio de estacionamiento oDisponibilidad y costo de servicio de recepción o Ayuda adecuada en el aeropuerto o Temporada del destino (temporada alta vs. temporada baja) Ambiente o Disponibilidad de atracciones locales o Compras o Recreación o Restaurantes o Condiciones del clima o Apariencia o Seguridad del área o Salud económica de la comunidad o Reputación del área / las instalaciones para ser sede de eventos o Apoyo yservicios disponibles de la oficina local de convenciones o Disponibilidad de proveedores experimentados, tales como firmas de audiovisuales, contratistas de servicios de exhibición, ayuda temporal y seguridad

Las instalaciones o Porteros y botones eficientes y amables o Lobby limpio y atractivo

o Oficina de registro fácil de encontrar: espacio y personal suficientes en relación con lashabitaciones de los huéspedes; capacidad para manejar horas pico de ingreso y salida para grupos grandes; personal eficiente de la recepción o Oficina de mensajes e información accesible y con suficiente personal: respuesta rápida a llamadas telefónicas, entrega rápida de mensajes o Disponibilidad de servicios para los huéspedes: farmacias, bancos, servicios de emergencia, almacén de regalos, conserje,cajas de depósito de seguridad o Habitaciones limpias y cómodas: muebles en buenas condiciones, elementos modernos en el baño, iluminación adecuada, espacio adecuado en el closet y colgadores adecuados, detectores de humo, información de salida en caso de incendio claramente ubicada, nevera y/o mesón con lavaplatos o Iluminación adecuada y limpieza en los pasillos o Accesibilidad al ascensor deservicio o Tamaño de la habitación estándar vs. la habitación de lujo o Habitaciones equipadas para personas con discapacidad o Cantidad y tipos de suites y disponibilidad de planos de las suites o Procedimientos y políticas de reservas o Clasificaciones de las categorías de habitaciones (número de piso, no fumadores, etc.) y cantidad disponible en cada categoría o Cantidad de habitaciones disponiblespara llegadas anticipadas y salidas retrasadas o Tarifa de convención actual y tarifa plena para huéspedes individuales (que no sean parte del grupo) o Fecha en que el hotel suministrará tarifas en firme o Requerimientos de garantía y depósito o Horas de registro y salida o Fecha de corte para el bloqueo de habitaciones o Políticas para cobrar cheques y tipos de tarjetas de crédito aceptadas oPolítica de reembolsos para cancelaciones o Fechas de cualesquiera renovaciones planeadas o Cualquier cambio en la posesión del hotel que esté en discusión o Disponibilidad de un gimnasio, horario y costo o Cargos por acceso telefónico (larga distancia, local y tarjeta de llamadas)

o Sistema de llaves para las habitaciones de los huéspedes o Espacio de parqueo adecuado (gratuito o con una tarifa)o Plan de emergencia del hotel (el gerente del evento lo debe revisar) o Salidas de emergencia del hotel claramente marcadas o Comparación de categorías de habitaciones con cama tamaño king y cama doble Espacio del evento Los salones de eventos se encuentran en todas las formas y tamaños y presentan una cantidad de obstrucciones y deficiencias. El gerente del evento debe evaluar el potencial decada salón que se esté considerando. Deben medir el salón, preparar diagramas a escala, incorporar todo los equipos, escenario y decoración, y calcular el número de metros cuadrados deseados por persona para la configuración deseada. A continuación se encuentran algunas preguntas que el gerente del evento debe estar preparado para responder antes de la inspección en el sitio: o ¿Cuántos salones...