2 Organizar El Archivo Central De Acuerdo Con Normatividad


Regional Distrito Capital
Centro de Gestión Administrativa








GUÌA DE APRENDIZAJE No. 002
Organizar el archivo central de acuerdo con normatividad
Vigente y políticas institucionales






















Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Centro de Gestión Administrativa
Bogotá, D.C.



GUÌA DE APRENDIZAJE No. 002

1. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJEUNIDAD DE APRENDIZAJE: Organizar el archivo central de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales

MODALIDAD DE FORMACIÓN: Presencial

RESULTADO DE APRENDIZAJE: Recibir y cotejar los documentos de archivos transferidos o por transferir, teniendo en cuenta las tablas de retención, tablas de valoración documental, el cronograma, el inventario documental, las normas técnicas, lanormatividad de la organización y la legislación vigente.

ACTIVIDAD DE ENSEÑANZA-APRENDIZAJE-EVALUACIÒN: Recibir y cotejar los documentos de archivos transferidos o por transferir, teniendo en cuenta las tablas de retención, tablas de valoración documental, el cronograma, el inventario documental, las normas técnicas, la normatividad de la organización y la legislación vigente.


DURACIÓN: 400horas
GUIA: 8 horas

2. INTRODUCCIÓN:

Respetado Aprendiz (Estudiante):

En toda entidad se deben enviar y recibir documentos de archivo, este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos con la periodicidad que establezcan las TRD y las TVD, el organigrama normas técnicas y la normatividad vigente, y por consiguiente se deben divulgar programasaplicando las tecnologías y la informática disponible, esto refleja el comportamiento de las organizaciones y la forma de cómo conducirlas hacia resultados efectivos. Para que usted se empodere en el rol de estudiante aprendiz por competencias laborales y de acuerdo a su especialidad es necesario desarrollar las siguientes actividades:
Deberá conservar cada uno de los productos que le dejan lasprácticas de aprendizaje en su portafolio de evidencia

3. PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE
Para iniciar la presente guía usted debe tener presente que hace parte de un proceso en el cual sus funciones estarán especificadas por su instructor, de este dependerá el desarrollo de cada una de las actividades que aquí se le presentan.

1. Las empresas y/oinstituciones cuentan con manuales administrativos los cuales buscan mejorar sus procesos técnicos de organización y entre ellos deben contar con un manual de Gestión Documental:
Investigue y conceptualice todo lo relacionado con diferentes manuales administrativos. Haga un cuadro comparativo y explique para que sirven, como se aplican y que resultado nos ofrece
Investigue y conceptualice sobremanuales de gestión documental, aquí debe elaborar un mini manual aplicado a la gestión documental y presentarlo en formato físico
2. Los programas de Transferencias documentales en una Institución y/o empresa deben ser planeados estratégicamente y para que se obtenga un resultado exitoso, se requiere desarrollar los siguientes pasos los cuales usted debe investigar, y graficar

Cuales son losprocedimientos a seguir para realizar transferencias de archivos en sus diferentes fases (AG,AC,AH)
Que importancia tiene la Tabla de Retención Documental y la Tabla de Valoración Documental en las transferencias
Cuales son las partes que conforman un programa de transferencia documental
3. Todos los procesos archivísticos incluyendo las transferencias requieren de tecnologías aplicadas comosistematización y automatización, investigue y de ejemplos sobre:

Que tipo de software puedo aplicar en una institución y/o empresa para realizar transferencias documentales
Puedo utilizar cualquier base de datos para ingresar la información de transferencias al sistema, explique y de un ejemplo
Investigue que son transferencias electrónicas de datos, grafique y de ejemplos
Investigue que...