3.2 Flujo de la requisición de compras

3.2 Flujo de la requisición de compras
Como mínimo, será necesario que se formulen dos copias de la requisición: una de ellas la conservará el departamento que hace la requisición y la otra sedeberá enviar al departamento de compras. Se considera una práctica generalizada que en una requisición sólo se incluya un tipo de producto, particularmente cuando se trata de artículos estandarizados.En el caso de algunos artículos especiales, como podrían ser los materiales de plomería que no se mantienen en inventario, se podrá incluir diferentes artículos en una sola requisición, condicionadoesto a que se hayan de comprar a un solo proveedor y con entrega a una misma fecha. Esto simplificará el manejo de los registros, puesto que se adquirirán artículos específicos de diferentesproveedores, se precisarán fechas de entrega diferentes, órdenes de compra por separado y otra clase de tratamiento.
Se considera de suma importancia para el departamento de compras que se sepa quién tienela autoridad para presentar solicitudes de compra. Bajo ningún concepto aceptará aquél requisiciones de personas que no estén específicamente autorizadas para elaborar tales requisiciones. Esto seconsidera tan importante como el que todo el personal de ventas esté consciente que una requisición de compra no es en definitiva una orden de compra.
Será necesario que se revisen cuidadosamente todaslas requisiciones antes de proseguir. La cantidad solicitada deberá basarse en necesidades previstas y deberá cotejarse con lo que se consideran lotes óptimos de compras. La fecha de entregasolicitada deberá conceder el suficiente tiempo para que se obtengan cotizaciones y muestras, si fueran necesarias, así como para colocar el pedido y obtener la entrega de los productos. Si no se concedieratiempo suficiente, o si para poder cumplir con la fecha estipulada se tuviera que incurrir en costos adicionales, esto deberá comunicarse de inmediato a la persona que presenta la requisición.
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