6

El proceso administrativo en la práctica
Es más fácil entender un proceso tan complejo como la administración si se descompone en partes y si se identifican las relaciones básicas entre cada una de ellas. Este tipo de descripciones, llamadas modelos, han sido usadas por estudiantes y practicantes de la administración desde hace muchos decenios. Un modelo es una descripción usada pararepresentar relaciones complejas en términos fáciles de entender. De hecho, se usó un modelo sin identificarlo como tal cuando se dijo que las actividades centrales de la administración son planificar, organizar, dirigir y controlar. Éstas representan cuatro formas de abordar las relaciones formales que evolucionan con el tiempo. Sin embargo, las relaciones descritas están mucho más entrelazadas de lo queimplica el modelo. Por ejemplo, dijimos que se usan estándares para evaluar y controlar las acciones de los empleados, pero establecer estas normas forma parte inherente del proceso de la planificación y es un factor integral para motivar y dirigir a los subordinados.
En la practica el proceso de administrar no entraña cuatro series de actividades independientes, o ligeramente relacionadas, sinoun grupo de funcione interrelacionadas. La figura 1-1 presenta un modelo más completo de la administración, porque las flechas que muestran las relaciones señalan todas en dos direcciones. Planear, organizar, dirigir y controlar.
















Interrelación de las etapas específicas de la administración
Puesto que la administración se desarrolla precisamente dentro de un proceso concreto, esindispensable dar una idea somera de sus etapas. Aunque el número y el nombre de estas varia, según los autores, lo importante radica en que en ellas se comprendan todos los actos esencialmente administrativos y que el manera de ordenarlos permita de modo más fácil y practico, tanto su comprensión, como su aplicación.
Se trata en realidad de un mero problema de metodología, por lo que no importa sise divide a la administración en tres, cuatro o seis etapas distintas, sino ver si esto ayuda más a una persona concreta a entender, separar y aplicar mejor los principios, reglas y técnicas que utiliza la administración, la que en realidad, forma en todo caso una unidad continua, que nosotros dividimos y separamos para los fines mencionados.
Debemos señalar, además, que ni es obligatorio darlos pasos en el orden que presentamos, ni forzosamente un acto administrativo tendrá la características de un solo elemento, sino que frecuentemente reúne las de varios; esto ocurre sobre todo, tratándose de aquellos elementos conexos, en los puntos limítrofes de ambos; fácilmente se comprenderá que en muchas ocasiones es difícil dividir un problema concreto en sus distintos aspectos, o determinarsi


pertenece a uno de ellos, al que le sigue, o a ambos a la vez.
Según las teorías de Urwick, existen dos aspectos fundamentales en la administración, que él llamó: “mecánica administrativa” y “dinámica administrativa”.
La “mecánica” se refiere a investigar, analizar y determinar cómo debe ser, y cómo debe operar una organización, se refiere a la coordinación teórica de las relaciones quedeben existir; a la formulación de planes y programas. La “dinámica” se refiere al cómo se manejarán, o se manejan de hecho, esas relaciones, en forma tal que produzcan y pongan en acción, eficaz y eficientemente, los planes, programas y estructuras estudiados y previstos en la primera parte.
Existirá necesariamente una doble interacción: la de la teoría influyendo la práctica; y la de la prácticaobligando a regresar a la teoría para modificarla, ajustarla y complementarla, de acuerdo con los resultados obtenidos.
Esta división, tiene aplicación y utilidad en la Administración; la primera parte del proceso típico de la Administración radica en todo el procedimiento para señalar metas y objetivos, medios para conseguirlos y planes para llegar a ellos. De hecho esta primera parte implica...