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GENERAL:

▪ Establecer los controles operacionales y ambientales para regular la toma de inventario físico de los materiales, repuestos y suministros almacenados en las instalaciones de Masisa Venezuela, bajo la responsabilidad de la Unidad de Almacén de Materiales, Suministros y Balanza.

ESPECÍFICO:

▪ Establecer la metodología a utilizar para realizar la toma de inventario físico de losmateriales, repuestos y suministros.
▪ Establecer los responsables por la actividad de la toma de inventario físico de los materiales, repuestos y suministros.
▪ Señalar las prescripciones ambientales y de seguridad aplicables al desarrollo de la actividad.

1. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO:

1. Responsabilidad.

Todo el personal convocado a participar en la realización de la tomade inventario físico, será responsable de cumplir con lo señalado en este documento. La Unidad de Almacén de Materiales, Suministros y Balanza velará por el cumplimiento de las acciones indicadas en este documento y lo mantendrá actualizado.

2. Normas Generales.

▪ Se establecerá como mínimo la realización de una toma de inventario físico al año, para evaluar la consistencia deinformación entre el sistema de inventario y las existencias físicas reales en la Unidad de Almacén de Materiales, Suministros y Balanza.
▪ El Gerente de Administración y Finanzas, cuando considere necesario podrá solicitar la realización de una toma de inventario adicional al lapso anterior en concordancia con las partes involucradas, pero en todo caso para el desarrollo de la actividad sedeberá seguir las acciones señaladas en este documento.
▪ El Jefe de Almacén de Materiales, Suministros y Balanza coordinará en su área las personas que participarán en el inventario. Además, se establecerá entre las partes involucradas, la fecha, hora de inicio y alcance del inventario.
▪ La toma de inventario físico de materiales, repuestos y suministros, podrá efectuarse tomando encuenta cualquiera de las dos modalidades descritas en los puntos 1.3. y 1.4. de este documento.
▪ Los roles que participarán para la aplicación de la toma de inventario físico, podrán ser: Contadores, Digitador, Observadores o Auditores (pueden ser internos o externos) y Responsable de la Unidad/Área auditada. Sus funciones y/o responsabilidades principales serán las siguientes:
▪ ElContador será responsable de verificar y contar minuciosamente los ítems reflejados en la planilla de conteo que le sea asignada, y deberá conocer y manejar satisfactoriamente las ubicaciones en el área, unidades de medidas, tipos de materiales a ser inventariados.
▪ El Digitador será responsable de registrar en el sistema, cada uno de los datos establecidos en las planillas de conteo yaconcluidas, sellar y controlar las hojas procesadas, manejar el listado de inventario e imprimir las listas de conteos y de diferencias.
▪ El Observador o Auditor será responsable de dar fe, oficialidad y validez al proceso de inventario, y deberá asegurarse que la actividad se realice de acuerdo a los principios y criterios establecidos en el documento. Podrá emitir su opinión particular deldesarrollo del proceso a través de un informe de auditoria.
▪ El Responsable de la Unidad/Área auditada será responsable de coordinar el personal en su área, distribuir las listas de conteos, y deberá asegurarse de que el área esté adecuada para el desarrollo de la actividad, dar inicio y fin del proceso en concordancia con el Grupo Auditor, realizar informe y ajustar las diferenciasencontradas en el inventario previa autorización correspondiente.
▪ El Almacén donde se efectuará el inventario deberá estar adecuado para tal fin. Los materiales deberán estar bien organizados e identificados, de tal manera que exista un clima adecuado y disponibilidad de espacios convenientes para realizar los conteos.
▪ Los materiales recibidos durante el desarrollo del inventario, los...