Acces 2007

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Centro de estudios universitarios

SISTEMAS DE INFORMACION

Instructivo
COMO CAPTURAR EN UNA BASE DE DATOS EN ACCES

Lic. Miguel Ángel Alfaro, Lic. Jesús González, Lic. Jesús Terrazas

Cómo crear una base de datos en Access

Términos básicos para manejar cualquier base de datos:
1. Datos (data)– Los datos son los elementos que integran la bases de datos.
2. Campos(fields)– Las categorías que eliges para cada registro, por ejemplo, en un directorio telefónico, los campos pueden ser:
Nombre / Teléfono / Correo Electrónico
3. Registros (records) – Cada conjunto de datos:
Juan Pérez / 5426-3567 / JPEREZ@YAHOO.COM

Nota: cada uno de los elementos es un dato

Elementos que integran un archivo deAccess
1. Tablas—Es la parte más importante de una base de datos, pues es aquí donde “viven” los datos. Cada tabla es un conjunto de registros, y puede haber varias dentro de un mismo archivo, por ejemplo: directorio de amigos, directorios de fuentes, etcétera.
2. Consultas—El corazón de la base de datos, que permite hacer preguntas a los datos.
3. Formularios—Permite crear una carátulapara capturar datos.
4. Informes—Para imprimir los registros de tu base, los desglosa uno por uno, como un fichero.
5. Macros y módulos—Terreno exclusivo de “nerds”, no apto para principiantes.

El primer encuentro con Access

Al abrir el programa:

1. se selecciona la opción base de datos en blanco

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2. ¿en qué carpeta vas a guardar tu nueva base de datos?

3. escoge unnombre para la base y selecciona la opción crear

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Aparece pantalla que muestra los diferentes módulos que integran la base de datos

La pantalla es tu archivo de Access, aún cuando no tengas un solo dato capturado, el archivo ya existe. (Observa que el nombre del archivo es Nueva base)

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Capturar datos

Módulo: Tablas / Tables

Los datos se capturan en elmódulo de tablas

Pasos para crear una nueva tabla:

1. Dentro del módulo de tabla, da clic en la opción CREAR TABLA EN VISTA DISEÑO

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2. Toda tabla tiene dos vistas: vista diseño [pic] y vista hoja de datos [pic] donde se ven los registros capturados.
3. Aparece una nueva pantalla, con un formato muy parecido a Excel, ¿cierto?
Son tres columnas: 1.- Nombre del campo | 2.- Tipo dedatos | 3.- Descripción

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Al diseñar una base de datos, primero hay que definir los campos que tendrá cada tabla y qué tipo de datos serán.

Los tipos de dato que existen son: texto (hasta 255 caracteres), memo (hasta 64 mil caracteres), número (te permite hacer operacionesa ritméticas), fecha/hora (puedes escoger el formato que prefieras), moneda, autonumérico, si/no, objetoOLE, hipervínculo.

Al escoger el nombre del campo, automáticamente se activa la opción de Tipo de datos, escoge el que mejor se adapte a los datos que vas a capturar.

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En el caso de un directorio telefónico

El CORREO ELECTRÓNICO es un dato de hipervínculo (hiperlink), lo que permite tener un enlace inmediato a Internet.

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¿Por qué el campo de Código Postales de tipo texto? Porque aunque sean números, no vamos a hacer operaciones aritméticas con este dato, a menos que decidas hacer un promedio de Códigos Postales.

Nota que puedes determinar el TAMAÑO que tendrá tu campo de tipo texto, por default, Access asigna 50 caracteres a cada campo de texto, pero puedes modificarlo dentro de un rango de 1 a 255 caracteres.

DESCRIPCION es unacolumna opcional, por si quieres especificar las características específicas de cada campo. Por ejemplo, en este caso, el campo TELEFONO 1 corresponde al teléfono de casa y el TELEFONO 2 al de oficina.

Ahora vamos a una base hemerográfica, los campos son:

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ID es el campo que permite asignar un número exclusivo a cada registro, y Access lo asigna automáticamente (Autonumérico)...
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