Acta de sesiones

 EL ACTA DE SESIONES

EL ACTA
El acta es un documento en el que se registra en forma sucinta el desarrollo y de los acuerdos tomados en una sesión o asamblea, ya sea dentro de una institución o en cualquier organismo público o privado. Es un documento de gran importancia y valor, razón por la cual en el que se registran deben estar legalizados por un notariopúblico.
LA SESIÓN
Se llama sesión a una reunión de socios o miembros de una institución o asociación en la que se discuten asuntos importantes para su buen funcionamiento.
Debe convocarse por citación escrita y de manera anticipada. En algunos casos la citación se hará por medio de algún órgano de prensa (diario, televisión, radial, etc.)
El acta de una reunión es el documento escrito queregistra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. El tipo de organismos que celebra estas reuniones de las que se levantará acta puede ser muy diverso, desde una asamblea parlamentaria, una institución pública o privada, una asociación o una comunidad de vecinos. Todas estas reuniones han debidoser debidamente convocadas, por escrito y con la antelación adecuada, mediante un documento, dirigido a todos los posibles asistentes, en el que figurará el orden del día de la reunión.
Aunque pueden ser documentos independientes, las actas casi siempre están recogidas en un libro de actas, debidamente diligenciado y cuyas páginas están numeradas.
Hay ciertas reuniones cuyas actas tienen unformato diferente y específico como las actas que registran las aportaciones realizadas por los ponentes y comunicantes en una reunión científica, o los documentos que certifican ciertos datos de interés que son oficializados en dicha reunión, como las actas de evaluación, que van firmadas por todos los participantes.
Un acta es un documento cuyo propósito es dejar constancia escrita de lo tratadoen una reunión y de los acuerdos alcanzados. La redacción del acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la reunión y la firma su presidente.


El acta da una visión general de la estructura de la reunión, a partir de una lista de los asistentes, una relación de las diversas cuestiones planteadas por las personas convocantes de la reunión (presidente, director) o por losparticipantes, y cada una de sus correspondientes respuestas. Los elementos que figuran en las actas son sobre todo las decisiones y acuerdos adoptados, como nombramientos, ceses, aprobación de estados contables, presupuestos o proyectos, modificación de estatutos, planes de actuación, etc.

ELABORACION DEL ACTA
Durante la reunión, el secretario va tomando nota de los aspectos más importantes paraelaborar el acta y, generalmente, la redacta al final de la reunión, o poco tiempo después. A veces se registran los detalles mediante una grabadora, o un experto en taquigrafía.
Por lo general, las actas no deben ser demasiado extensas para lo cual deben concentrarse en las cuestiones importantes (acuerdos) y casi nunca son actas literales que recogen todo lo comentado. Esto sí ocurre en algunoscasos como las actas correspondientes a los debates de las asambleas parlamentarias que reciben el nombre de diario de sesiones.
Las actas de la mayoría de entidades, tales como ayuntamientos o instituciones públicas, deben ser conservadas y son documentos jurídicos importantes. Muchas de ellas registran acuerdos de gran trascendencia histórica y son conservadas durante siglos como documentos deexcepcional valor (actas de independencia de países o territorios, actas fundacionales, etc.)

Actas de reuniones de organismos públicos
La mayoría de las reuniones de organismos públicos o gubernamentales siguen reglas prescritas. A menudo las palabras de los asistentes son registradas al pie de la letra, o sólo se registra un resumen de las mismas, pero se incluyen los comentarios de todos...