activ administrar archivos

Seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa

Empresa H.U.C.

Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca decómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente

Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la información de principio a fin, hasta llegar al archivo.
Las funciones que se destacan Son:
Control: Realizar el control dela producción documental en lo relacionado a: La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del área. La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental, La definición de la Información contenida en los formatos y su uso. La disposición más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.
Mantenimiento: Cuandoen la administración documental se habla de mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualización del documento en físico o del medio electrónico en el cual ha sido guardada la información y el lugar en el cual se conserva la información documental. Es decir, que no sólo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino también las condiciones que hace que éstese preserve. Según la clase de documentos pueden tener cierto tiempo según las reglas de cada empresa como en este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones, primas. Personal de nómina, personal de contrato y la información en medios magnético.
Almacenamiento de documentos:
Esta función consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados porcontenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la empresa se manejainformación muy valiosa donde clientes internos presenta su hoja de vida con toda su información que esto debe es reservado y se tiene una ética como profesional con respeto y algo confidencial.
Descarte de documentos (comité) En algún momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los años, ya que empiezan a perder sus condiciones físicas y suimportancia textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y conservado, pero no se puede proceder por sólo insinuación de la persona encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, según el tiempo que lleven en el lugar y la revisión de sus tablas de retención. Según el acuerdo 006de 1996, el comité archivístico asignado por el Archivo General de la Nación, interviene y toma la decisión de descarte de documentos, soportándola con actas que justifiquen la actuación. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente son cinco años, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez años.
Recuperación de la Información:
Es unproceso que se lleva a cabo a partir de la exploración de bases de datos, palabras claves, actas, registros, guías, catálogos, índices o indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva la recuperación de la información se acude a la búsqueda detallada de información en los medios físicos o electrónicos que pueden ser claves en la indagación. No obstante, se pueden encontrar dos...