Archivo administrativo

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El archivo administrativo

Contenido

PRESENTACIÓN INTRODUCCIÓN INTEGRACIÓN DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO Expedientes básicos Expedientes complementarios ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO ADMINISTRATIVO EL ARCHIVO INACTIVO

Presentación

El óptimo funcionamiento de una biblioteca es el resultado de toda una diversidad de actividades relacionadas con eladecuado manejo de sus múltiples elementos y recursos. Cada una de esas actividades requiere conocimientos específicos, que una buena práctica fija y enriquece para contribuir al mejoramiento constante del bibliotecario, uno de los pilares de la calidad de la biblioteca y sus servicios. Para introducir al bibliotecario al dominio de estos conocimientos y habilidades, la Dirección General de Bibliotecasdel Consejo Nacional para la Cultura y las Artes publica estas series de manuales, instructivos y reglamentos que apoyan los talleres y cursos de capacitación y formación bibliotecarias que imparte año con año en toda la República. Capacitación y formación de recursos humanos dirigidas a servir cada vez mejor a los miles de usuarios que diariamente acuden a las bibliotecas públicas en busca deinformación, disfrute y conocimiento a través de la lectura.
DIRECCIÓN GENERAL DE BIBLIOTECAS

Introducción

La finalidad de este instructivo es ofrecer al personal bibliotecario los lineamientos básicos para organizar, de la manera más eficiente, su archivo administrativo. Al instalar una biblioteca pública se generan documentos de suma importancia para ella; de ahí que sea necesariointegrarlos en expedientes y organizarlos en un archivo de esta naturaleza. Este archivo constituye una fuente de información indispensable que apoya el trabajo del encargado de la biblioteca, y el tiempo que se invierta en su creación, mantenimiento y actualización redundará en beneficio de la biblioteca en su conjunto. El presente instructivo define y describe cuáles son los expedientes básicos ycomplementarios, así como cuáles los documentos que los integran. Al mismo tiempo, ofrece la orientación necesaria para su ordenamiento y mantenimiento. Si contamos con la información documental en orden y al día será posible localizarla rápidamente, y con ello facilitaremos la planeación y organización de las actividades internas y de los servicios bibliotecarios.

Integración del archivoadministrativo

El trabajo que cotidianamente se realiza en la biblioteca pública exige la elaboración y recepción de diversos documentos. Durante la instalación se generan las actas de cabildo y de entrega, y ya en funciones se efectúan inventarios de acervo, se reciben las remisiones de las dotaciones de mantenimiento y de las tarjetas de los libros carentes de proceso técnico, se elaboran programas deactividades como la visita guiada o la promoción de la biblioteca pública, se crean listas de obras a partir de las sugerencias bibliográficas de los usuarios, se envían y se reciben documentos de instancias (como la Coordinación de la Red Estatal de Bibliotecas Públicas o la Presidencia Municipal), se elabora un acta de entrega-recepción cada vez que un nuevo encargado ingresa a la biblioteca,etcétera. Toda esta documentación se integra en el archivo administrativo de la biblioteca pública.

Expedientes básicos
Correspondencia enviada § Copias de toda documentación oficial enviada por el personal bibliotecario a otras instancias (Coordinación de la Red Estatal de Bibliotecas Públicas, Presidencia Municipal, Asociación pro Biblioteca, etcétera): solicitudes de mantenimiento del localde la biblioteca, o de mobiliario y equipo, así como de materiales de limpieza u oficina, oficios adjuntos a las hojas de estadística mensual o a las hojas de remisión, informes o reportes presentados a las autoridades municipales o estatales acerca de actividades o eventos realizados en la biblioteca, sugerencias recibidas, y otras. Correspondencia recibida § Documentos que la biblioteca recibe...
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