Actividad 1. Administración documental en el entorno laboral

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
actividad. 1
Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de laclasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa. Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:
Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indagueen la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.
Teniendo en cuenta elementos archivísticosmencionados en el segundo contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.
Desarrollo de la actividad
Empresa seleccionada: Telcos Ingeniería S.A.
Area: Recursos HumanosMetodología aplicada: Observación y entrevista.
Hallazgos:
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado y secuencial, de tal manera que el documento apoye lacomunicación empresarial y permita la fluidez de la información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se pueden apreciar dentro del área son:
Control: Se Realiza el control de laproducción documental en lo relacionado a la elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del área. La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental, ladefinición de la Información contenida en los formatos y su uso. La disposición final del documento. La definición de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento devigencias administrativas y valores documentales. Todos los registros importantes se encuentran registrados en un inventario de registros debido a que es una de las dispocisiones de la norma ISO 9001....