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ADMINISTRACION DOCUMENTAL

A través del tiempo y la historia que rodea a la información de todo tipo y clase referenciada en el llamado documento, las empresas, entidades y demás grupos que manejantoda clase documentos se veían en algunos problemas para la consulta, recuperación y rotación de estos.
Este mundo empresarial actualmente enfrenta un reto en el manejode cantidades inmensas o volúmenes altos de información generándoles altos costos en dinero y tiempo
La solución a esto viene según la historia de la administración documental o gestión dedocumentos, que fue concebida en los Estados Unidos en la década de los 50, a mediados del siglo XX y esta revoluciono hasta nuestros días.
Gracias a esto existe la ciencia pertinente para planificar,organizar, dirigir y controlar todas las actividades relacionadas con la creación de los diferentes documentos, además de los diferentes procesos de mantenimiento localización, protección, etc.PROCESOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Antes de especificar a grandes rasgos estos procesos, cabe anotar que un documento es un es cualquier clase de datos o información contenida en diferentesmedios y que puede estar en forma oral, escrita o visual.
Así que los procesos de manejo para los documentos consisten en:

Empezamos por una etapa de Control que consta del recibo, despacho dedocumentos, la elaboración, tramite y el préstamo de ellos
Etapa de Mantenimiento la cual se desarrolla con la conservación de la información tanto físico como digital y el acervo en general.Etapa de Almacenamiento de Documentos que nos muestra el depósito de archivo, las unidades de conservación, organización documental y transferencias.
Etapa de Descarte de Documento se debe hacer unaselección para su tiempo de conservación y además su destino final además del expurgo a las actas
Y una última etapa de Recuperación de Información que podría decirse se aplica a una necesidad...