Administracion de Sistemas

Sistemas Administrativos
El sistema administrativo de una organización comprende sus prácticas de planeación, organización, dirección y control; es el patrón global formado por las diversas prácticas gerenciales. Cada una de ellas se relaciona con el sistema administrativo general en forma muy parecida a como los instrumentos de una orquesta contribuyen a crear la melodía total.
Para entenderel sistema administrativo de una organización, hemos de centrarnos no en un proceso gerencial en particular, si no en un panorama de todos ellos. Este panorama prescinde de muchos detalles y reconoce solo las características de cada función gerencial que parecen conferirle al sistema global su patrón distintivo.
Por ejemplo, al considerar por esta forma los dos grupos de diseño de pesos y pesosavanzados, se advierten algunos de los rasgos distintivos de planeación, organización, dirección, y control a medida que estos procesos se lleven a cabo en uno u otro. Por supuesto, se dan algunas diferencias en la forma en que se dirigen los dos grupos. El grupo de pesos de diseño parece formal, especializado y orientado a las reglas. El de pesos avanzados parece mucho más “Flexibles”, pues losgrupos dedicados temporalmente a ciertas tareas se forman y se desintegran según se necesiten para realizar muchos trabajos a corto plazo.

El término que probablemente designe mejor que cualquier otro el tipo de sistema administrativo global formado por la práctica del grupo de pesos de diseño en el de burocracia. Se refiere a un modelo global, detallado y explicito de planear organizar,dirigir y controlar. No existe un solo termino que tenga una familiaridad general y aceptación semejantes y que describa con igual exactitud el tipo “más flexibles” del sistema administrativo general formado por las practicas del grupo de pesos avanzados. Pero nosotros los llamaremos “adhocracia” porque este vocablo sugiere organizaciones temporales y flexibles (en el caso concreto) destinadas aobjetivos especiales y ayuda a comparar sus cualidades con la permanencia y formalidad de la burocracia.
Burocracia:
La burocracia tiene dos caras, una fea y otra atractiva. Estudiaremos ambas para entenderla como un tipo de sistema administrativo. Una definición del diccionario nos muestra la cara atractiva(o por lo menos un aspecto irreprochable) y luego, en las últimas palabras, nos descubre lacara negativa: la burocracia es “la administración a través de departamentos y subdivisiones dirigidos por grupos de funcionarios.
El aspecto negativo:
El aspecto negativo de la burocracia, o sea la rutina inflexible, nos trae a lamente las pesadillas de trámites engorrosos, el ir y venir, verdaderas montañas de papeleo, funcionarios y oficinistas poco serviciales y problemas todo lo cual secombina para producir más frustración que servicio a los clientes. En una palabra, es con el proceso de inscribirse en algún concurso universitario. La insensibilidad de la gente proviene de una adhesión inflexible a los procedimientos y normas sistemáticos
El aspecto positivo:
Quizá sea preciso hacer un esfuerzo especial para prescindir de las deficiencias anteriores y también de nuestrasexperiencias frustrantes con la burocracia, si queremos reconocer que esta forma de organización verdaderamente posee un aspecto positivo. Y en realidad lo tiene, conviene intentar verlo. Una manera adecuada de lograrlo es recordar lo que se pretendía sustituir con la burocracia.


El ideal burocrático:
La burocracia es una clave impersonal de sistema administrativo. Trata de asegurarse de que alas personas se les promueva con base en su competencia, de que los empleados tengan áreas bien definidas de responsabilidad, de que haya una cadena de mando y de que una constante red de reglas prescriba como deberían llevarse a cabo las actividades y tratar los casos particulares. Las reglas justas, aplicadas de modo imparcial, y las condiciones del trabajo descritas con claridad y aplicadas...