Administracion del tiempo

ADMINISTRACION DEL TIEMPO
Es importante recordar que la administración del tiempo es esencialmente un esfuerzo de grupo que requiere la coordinación de actividades, el ayudarse unos a otros, la sincronización conjunta de esfuerzos para asegurar los resultados esperados. Administrar el tiempo eficazmente, es un “Don”, que se puede desarrollar por la mayoría de las personas que se lo propongan.
Laadministración del tiempo se debe conceptuar como una manera de ser y una forma de vivir.
Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos mas importantes y críticos de los ejecutivos.
Algunas de las características del tiempo son:  
* Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  
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* Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de lasprioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.
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* Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
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* No se puede comprar.
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* No se puede atrapar, detener o regresar.
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* Es lo mas valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
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* Se dice quenadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
Los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar el tiempo son:  
* Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de losdesperdiciadores de tiempo más comunes.
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* La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
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* Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.
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* También sucede que algunos ejecutivos no saben decir “no” a las distracciones externas.
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* Confunden prioridades trabajando en cosasde segunda o tercera importancia dejando lo urgente para después.
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* Se establecen metas diarias muy por encima de la capacidad de cumplirlas.
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* Dejan las anotaciones del registro de como se va utilizar el tiempo para el final del día o cuando haya un momento oportuno, lo cuál no es funcional ni realista, ya que la memoria puede fallar, con la cantidad de compromisos e informaciónque manejan los ejecutivos.
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* No se preocupan por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar eficientemente el tiempo. Generalmente llegan tarde a las reuniones y en situaciones adversas puede producir crisis innecesarias.  
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* La falta de la planeación del tiempo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de soluciones factibles y laposibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva
* Algunos ejecutivos se oponen al registro y control del tiempo, ya que lo consideran como una amenaza o se sienten inseguros porque nunca lo han intentado.
En el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:  
* Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día.
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*Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo.
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* Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.
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* Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar.
Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo:  
* Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutoscada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.
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* Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.
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* Una técnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los últimos 20 minutos de labores,  en planear el día...